ライブ投票とQ&Aで全社集会を双方向にする方法
経営陣だけが話す全社集会では、会場の心は離れていきます。ライブ投票、匿名の質問、短いアンケートを使って社員が参加し、リーダーが本音を聞けるようにする実践的なプラン。
全社集会は、四半期に一度、全員が同時に経営陣の話を聞く唯一の機会であることがよくあります。それなのに、1時間のスライドの後に誰も質問しないQ&Aが続き、リーダーは全員が賛成していると思って帰る、ということがあまりにも多いのです。少しの工夫で、会場にいる人もオンラインの人も参加するようになります。このガイドでは、事前の計画、当日の流れ、事後のフォローを扱います。
なぜ誰も質問しないのか
社員が黙っているのは、質問がないからではほとんどありません。黙っているのは次の理由からです。
- 全社員の前で最初に、あるいはただ一人手を挙げたい人はいない。
- 自分の名前つきで厳しい質問をするのはリスクに感じる。
- Q&Aが最後の5分に押し込まれ、みんな時計を見ている。
- 前回の質問に、結局答えがなかった。
以下の工夫は、それぞれこの理由を1つずつ取り除きます。
事前：質問を中心に全社集会を組み立てる
- スライドを減らします。60分の集会なら発表は20分を目安にし、残りを投票と質問に使いましょう。
- 質問箱を1日前に開けます。招待と一緒にイベントコードを送れば、社員は会議が始まる前に質問を投稿し、ほかの質問に「いいね」できます。
- 登壇者ではない人をモデレーターに選びます。役割は質問を読み上げることで、ふるい分けることではありません。
- 投票を事前に準備します。ウォーミングアップに1つ、各パートの後に1つ、最後に1つ。
ウォーミングアップの投票で始める
大画面に簡単な質問を出し、スマホで答えてもらって始めましょう。「週末はどうでしたか？ひと言で」「今期いちばん誇りに思うプロジェクトは？」。答えるそばから画面の結果が動きます。真面目な話が始まる前に全員のスマホがつながり、答えるのは簡単だと分かってもらえます。
最後だけでなく、話の途中で投票を
各パートの後に短い投票を入れます。
- 「来期の計画はどのくらい明確ですか？」を1〜5のスケールで。
- 「まず何に集中すべきですか？」を選択式で。
- 「チームの足を引っぱっているものを1つ挙げると？」を自由回答で、ワードクラウドに表示。
リーダーは話しながら答えを見て、その場で応えられます。「計画が明確だと答えたのは3分の1だけですね。もう一度説明します」。この一言が、どんなスライドよりも信頼を生みます。ほかの質問のアイデアはカンファレンスのライブ投票の質問をご覧ください。ほとんどが社内でも同じように使えます。
匿名で質問できるように
社員がスマホから、希望すれば匿名で質問を投稿し、答えてほしい質問に「いいね」できるようにします。いちばん人気の質問が上に来るので、リーダーは最初に勇気を出した人がたまたま聞いたことではなく、会場が本当に知りたいことに答えられます。
モデレーションは、軽めに
承認制をオンにして、質問が画面に出る前にモデレーターを通るようにし、不適切な言葉のフィルターもオンにします。削除するのは誹謗中傷や、人を傷つける形で個人名を出したものだけで、批判的な質問は残しましょう。まったく同じ質問は却下し、「いいね」を1つの質問に集めます。
ハイブリッドの全社集会
会社の半分がビデオ会議で参加していると、リモートの半分はたいてい存在感がなくなります。スマホの投票と質問なら、全員が同じ方法で参加できます。リモートの同僚も同じイベントコードを使い、票は同じように数えられ、質問は会場からのものと同じリストに並びます。モデレーターに、質問ごとにオフィスや都市の名前を読み上げてもらえば、リモートのチームも自分たちの声が届いたと感じられます。
上手に答える
- 聞かれたことに、最初の一文で答えます。
- 分からないときは、いつ答えるかを伝え、必ず実行します。
- 似た質問はまとめて答えます。
- 1つの答えは2分以内にして、より多くの質問に答えましょう。
短いアンケートで締めくくる
帰る前の1分で答えられる質問を2〜3個。
- この全社集会はどのくらい役に立ちましたか？（1〜5）
- 次回は何を取り上げるべきですか？
- ほかに経営陣に伝えたいことはありますか？
イベントアンケートのページで、スマホでの見え方を紹介しています。
事後：結果を共有する
1週間以内に、投票結果と、時間内に答えられなかった質問への文書での回答を社員に送りましょう。みんなの意見を受けて変わることを1つ挙げてください。意見が届いたことが伝わり、次回はもっと多くの人が参加します。
60分の進行表
- 0〜5分： 参加を待つ間にウォーミングアップの投票。
- 5〜15分： 実績と優先事項、投票を1つ。
- 15〜25分： 来期の計画、投票を1つ。
- 25〜55分： いちばん票を集めた質問。
- 55〜60分： アンケートと閉会。
必要なもの
- 投票や質問を映す大画面。
- スマホかノートPCを持ったモデレーター。
- 社員は自分のスマホでQRコードを1つ読み取るだけ。インストールは不要です。
ライブ投票の仕組みや聴衆Q&Aの仕組みをご覧になり、次の全社集会の前に20人まで無料で試してみてください。