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So machen Sie Ihr Townhall interaktiv – mit Live-Umfragen und Fragerunde

Ein Townhall, bei dem nur die Führung spricht, verliert den Saal. Mit Live-Umfragen, anonymen Fragen und kurzem Feedback machen alle mit, und die Führung hört die Wahrheit.

Das Townhall ist oft das einzige Mal im Quartal, dass alle gleichzeitig von der Führung hören. Viel zu oft ist es eine Stunde Folien, gefolgt von einer Fragerunde, in der niemand etwas fragt, und die Führungskräfte gehen in dem Glauben, alle seien einverstanden. Ein paar kleine Änderungen bringen die Mitarbeitenden zum Mitmachen, im Saal und online. Dieser Leitfaden behandelt die Planung vorher, den Ablauf währenddessen und das Nachfassen danach.

Warum niemand Fragen stellt

Mitarbeitende schweigen selten, weil sie nichts zu fragen haben. Sie schweigen, weil:

• Niemand der Erste oder Einzige sein will, der vor der ganzen Firma die Hand hebt.
• Sich eine kritische Frage mit dem eigenen Namen riskant anfühlt.
• Die Fragerunde in die letzten fünf Minuten gequetscht wird, wenn alle auf die Uhr schauen.
• Die Fragen vom letzten Mal nie beantwortet wurden.

Jede der folgenden Änderungen beseitigt einen dieser Gründe.

Vorher: das Townhall um Fragen herum planen

• Kürzen Sie die Folien. Planen Sie in einem 60-minütigen Townhall 20 Minuten Präsentation ein und nutzen Sie den Rest für Umfragen und Fragen.
• Öffnen Sie den Fragenkasten einen Tag vorher. Schicken Sie den Event-Code mit der Einladung, damit die Mitarbeitenden schon vor Beginn Fragen stellen und für andere stimmen können.
• Wählen Sie eine Moderation, die nicht selbst spricht. Ihre Aufgabe ist es, Fragen vorzulesen, nicht, sie zu filtern.
• Bereiten Sie die Umfragen vor: eine zum Aufwärmen, eine nach jedem Teil, eine am Ende.

Mit einer Aufwärm-Umfrage starten

Beginnen Sie mit einer leichten Frage auf der Leinwand, beantwortet am Handy: „Wie war Ihr Wochenende, in einem Wort?“ oder „Auf welches Projekt sind Sie in diesem Quartal am stolzesten?“. Die Ergebnisse bewegen sich auf der Leinwand, während die Leute antworten. So sind alle Handys verbunden, bevor der ernste Teil beginnt, und alle sehen, dass Antworten einfach ist.

Umfragen während des Vortrags, nicht nur am Ende

Setzen Sie nach jedem Teil eine kurze Umfrage:

• „Wie klar ist unser Plan für das nächste Quartal?“ auf einer Skala von 1 bis 5.
• „Worauf sollten wir uns zuerst konzentrieren?“ mit Multiple Choice.
• „Was bremst Ihr Team am meisten aus?“ mit freien Antworten als Wortwolke.

Die Führungskräfte sehen die Antworten, während sie sprechen, und können sofort reagieren: „Nur ein Drittel von Ihnen findet den Plan klar. Ich versuche es noch einmal.“ Dieser eine Satz schafft mehr Vertrauen als jede Folie. Weitere Fragenideen finden Sie unter Live-Umfragen auf Konferenzen; die meisten funktionieren im Unternehmen genauso gut.

Anonyme Fragen zulassen

Lassen Sie die Mitarbeitenden vom Handy aus Fragen stellen, auf Wunsch anonym, und für die Fragen stimmen, deren Antwort sie hören wollen. Die beliebtesten Fragen steigen nach oben, also beantwortet die Führung, was der Saal wirklich wissen will, und nicht, was der erste Mutige zufällig gefragt hat.

Moderieren, aber zurückhaltend

Schalten Sie die Freigabe ein, damit Fragen erst durch die Moderation gehen, bevor sie auf der Leinwand erscheinen, und aktivieren Sie den Filter für beleidigende Wörter. Entfernen Sie nur, was beleidigend ist oder jemanden verletzend namentlich nennt, nicht, was kritisch ist. Lehnen Sie exakte Dubletten ab, damit sich die Stimmen auf eine Frage bündeln.

Hybride Townhalls

Wenn die halbe Firma per Videocall dabei ist, verschwindet die Remote-Hälfte meist. Mit Handy-Umfragen und -Fragen machen alle auf dieselbe Weise mit: Remote-Kollegen nutzen denselben Event-Code, ihre Stimmen zählen genauso, und ihre Fragen stehen in derselben Liste wie die aus dem Saal. Bitten Sie die Moderation, zu jeder Frage den Standort oder die Stadt zu nennen, damit sich Remote-Teams wiederhören.

Gut antworten

• Beantworten Sie die gestellte Frage im ersten Satz.
• Wenn Sie es nicht wissen, sagen Sie, wann Sie antworten, und halten Sie es ein.
• Fassen Sie ähnliche Fragen zusammen und beantworten Sie sie gemeinsam.
• Halten Sie jede Antwort unter zwei Minuten, damit mehr Fragen drankommen.

Mit einem kurzen Feedbackformular abschließen

Zwei oder drei Fragen, in einer Minute beantwortet, bevor alle gehen:

• Wie nützlich war dieses Townhall? (1 bis 5)
• Was sollten wir beim nächsten Mal behandeln?
• Gibt es noch etwas, das die Führung wissen sollte?

Unsere Seite zur Feedback-Umfrage zur Veranstaltung zeigt, wie das am Handy aussieht.

Danach: die Ergebnisse teilen

Schicken Sie den Mitarbeitenden innerhalb einer Woche die Umfrageergebnisse und schriftliche Antworten auf die Fragen, für die keine Zeit mehr war. Nennen Sie eine Sache, die sich wegen der Rückmeldungen ändern wird. Das zeigt, dass zugehört wurde, und beim nächsten Mal machen mehr Leute mit.

Ein 60-Minuten-Ablauf

• Minute 0 bis 5: Aufwärm-Umfrage, während alle beitreten.
• Minute 5 bis 15: Ergebnisse und Prioritäten, mit einer Umfrage.
• Minute 15 bis 25: Pläne für das nächste Quartal, mit einer Umfrage.
• Minute 25 bis 55: die Fragen mit den meisten Stimmen.
• Minute 55 bis 60: Feedbackformular und Abschluss.

Was Sie brauchen

• Die Leinwand, die die Umfrage oder die Fragen zeigt.
• Eine Moderation mit Handy oder Laptop.
• Die Mitarbeitenden treten mit einem QR-Code am eigenen Handy bei, ohne etwas zu installieren.

Sehen Sie, wie Live-Umfragen funktionieren oder wie die Publikumsfragerunde funktioniert, und testen Sie es vor Ihrem nächsten Townhall kostenlos mit bis zu 20 Personen.

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