会社のイベントで公平な抽選会を行う方法
会社の抽選会を公平にし、公平に見せる方法。対象者、書面のルール、公開でのランダム抽選、不在の当選者、利益相反、記録の残し方まで。
抽選会があれば、イベントの最後まで全員が会場に残ります。ただし、それはみんなが公平だと信じている場合だけです。「いつも同じ部署が当たる」「社長の秘書がテレビを当てた」といううわさが1つ広まるだけで、その夜の好印象が台無しになりかねません。このガイドのテーマは公平さです。公平な抽選を準備する方法と、同じくらい大切な、見ている人に公平に見える抽選の方法。ステージ上の進行については年次パーティーでの抽選会の進め方をご覧ください。
抽選が疑われる理由
会社の抽選会への不満の多くは、いくつかの原因から生まれます。
- 誰が対象なのか誰も知らず、外された人がいると思われた。
- その夜のうちにルールが変わった。多くは、会場にいない当選者に対応するためだった。
- 誰にも見えないところで抽選した。ステージ脇でボウルから名前を引く、主催者のノートPCのスプレッドシートで選ぶ、など。
- 主催者に近い人が大きな賞品を当て、それが偶然だと示す記録がなかった。
- 同じ名前が2回出た。
以下の各ポイントが、これらの穴を1つずつふさぎます。
対象者を決めて、書き出す
抽選の対象を決める方法は主に2つあり、それぞれ向いているイベントが違います。
- リストから。 人事部が社員やゲストのリストを用意します。ルールで別に定めない限り、出席できなかった人も含めてリストの全員が当選できます。リモートの社員にもチャンスがあるべき全社的なお祝いに向いています。
- 会場から。 ゲストがテーブルのQRコードを読み取ってエントリーします。実際にその場にいる人だけが当選できます。来てくれた人に報いることが目的のディナーに向いています。
どちらを選んでも、対象外の人を当日までに書き出しておきましょう。幹事、役員、司会、取引先、会場スタッフ。幹事を対象外にすることが、うわさを止めるいちばん効果的な方法です。真っ先に疑われるのは彼らだからです。
すべての名前に2つ目の情報を
同じ会社に「Maria Santos」や「Wei Chen」が2人いるのはよくあることです。名前ごとに社員番号や部署などの2つ目の情報をアップロードし、当選者を表示するときに一緒に見せましょう。同じ賞品に2人が登壇する気まずい場面を防げます。
ルールを公表する
短い5行で十分です。招待状に書くか、最初の賞品の前に画面に表示しましょう。
- 当選できる人。
- 1人1つまで。
- 当選者は会場にいる必要があるかどうか。
- 再抽選までに当選者が登壇する時間。
- 賞品は現金に換えられない。
ランダムに、公開で抽選する
抽選はランダムで、目に見えるものでなければなりません。大画面で名前が回る様子を見せ、当選者が決まる瞬間を会場全体に見てもらいます。紙のボウルは10人なら使えますが、100人だと時間がかかり、後ろからは見えにくく、疑われやすくなります。全員が見える画面は、ステージからのどんな保証よりも説得力があります。
イベント前に当選者を決めておき、当日に「発表」するだけ、ということはやめましょう。事前の抽選が正直だったとしても、誰もそれを見ていません。
1人1つまで
1人1つまでの設定をオンにして、同じ人が2回当選しないようにします。全員にもう一度チャンスを与えたいなら、ルールに書いたうえで、まだ当選していない人だけの最後の抽選のような別ラウンドにしましょう。
当選者がいないとき
始める前にルールを決めます。司会が名前を2回呼び、30〜60秒待ち、それから大画面で再抽選します。特賞を含め、どの賞品でも毎回同じやり方で。特賞のときだけルールを変えることこそ、人々が覚えている瞬間です。
利益相反
リストが整理されておらず、ルールで対象外の人が当選してしまったら、画面で再抽選し、理由を伝えましょう。「今夜は幹事メンバーは抽選の対象外です」。黙っているよりずっとよく、ルールが本物だと示せます。
上級管理職が特賞を当て、見え方が心配なときも、答えは同じです。ルール、公開の抽選、そして記録。大きな賞品を返して再抽選にする管理職も多いですが、それは本人が決めることで、主催者が決めることではありません。
記録を残す
イベントの後、誰が何を当てたのかを必ず誰かが尋ねます。抽選ごとの時刻とともに当選者リストを保存し、人事や経理向けにスプレッドシートでエクスポートしましょう。賞品受付にとっても、まだ受け取っていない人が分かります。何週間も後の「本当にランダムだったの？」に対する最良の答えが、記録です。
有料チケットの抽選
チャリティーイベントでは、ゲストが抽選券を買うこともあります。そうなると、もはや会社の恒例行事だけではありません。多くの国で、有料の抽選は宝くじや賭博に当たり、許可が必要だったり現地のルールに従う必要があったりします。チケットを売る前に、会場や法務チームに確認しましょう。資金集めなら、寄付の時間やオークションのほうが簡単なことが多いです。チャリティーオークションのアイデアをご覧ください。
公平さのチェックリスト
- 対象者と対象外の人を当日までに書き出した
- すべての名前に2つ目の情報がある
- 5つのルールを公表し、読み上げた
- すべての抽選を大画面で、全員の前で行う
- 1人1つまでの設定をオンにした
- 不在の当選者へのルールをすべての賞品で同じにした
- イベント後に当選者リストをエクスポートした
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