วิธีทำให้ทาวน์ฮอลล์มีส่วนร่วมด้วยโพลสดและถามตอบ
ทาวน์ฮอลล์ที่มีแต่ผู้บริหารพูดจะเสียความสนใจของห้อง แผนที่ใช้ได้จริงด้วยโพลสด คำถามแบบไม่ระบุชื่อ และแบบฟอร์มความคิดเห็นสั้น ๆ ให้พนักงานมีส่วนร่วม และผู้นำได้ยินความจริง
ทาวน์ฮอลล์มักเป็นครั้งเดียวในแต่ละไตรมาสที่ทุกคนได้ฟังผู้บริหารพร้อมกัน แต่บ่อยเกินไปที่มันกลายเป็นสไลด์หนึ่งชั่วโมงตามด้วยช่วงถามตอบที่ไม่มีใครถาม และผู้นำกลับไปโดยคิดว่าทุกคนเห็นด้วย การเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ ไม่กี่อย่างทำให้พนักงานมีส่วนร่วม ทั้งในห้องและออนไลน์ คู่มือนี้ครอบคลุมการวางแผนก่อน ลำดับระหว่าง และการติดตามหลังงาน
ทำไมไม่มีใครถาม
พนักงานแทบไม่เคยเงียบเพราะไม่มีอะไรจะถาม พวกเขาเงียบเพราะ:
- ไม่มีใครอยากเป็นคนแรก หรือคนเดียว ที่ยกมือต่อหน้าทั้งบริษัท
- คำถามที่วิจารณ์ตรง ๆ โดยมีชื่อตัวเองกำกับรู้สึกเสี่ยง
- ช่วงถามตอบถูกเบียดไปอยู่ห้านาทีสุดท้าย ตอนที่ทุกคนดูนาฬิกา
- คำถามที่ถามครั้งก่อนไม่เคยได้รับคำตอบ
การเปลี่ยนแปลงแต่ละข้อด้านล่างขจัดเหตุผลเหล่านี้ทีละข้อ
ก่อนงาน: วางแผนทาวน์ฮอลล์โดยมีคำถามเป็นศูนย์กลาง
- ลดสไลด์ ตั้งเป้าการนำเสนอ 20 นาทีในทาวน์ฮอลล์ 60 นาที แล้วใช้เวลาที่เหลือกับโพลและคำถาม
- เปิดกล่องคำถามล่วงหน้าหนึ่งวัน ส่งโค้ดอีเวนต์ไปพร้อมคำเชิญ ให้พนักงานส่งคำถามและโหวตคำถามของคนอื่นได้ก่อนประชุมเริ่ม
- เลือกผู้ดำเนินรายการที่ไม่ใช่ผู้พูด หน้าที่ของเขาคืออ่านคำถาม ไม่ใช่คัดกรองคำถาม
- เตรียมโพลไว้ล่วงหน้า: วอร์มอัปหนึ่ง หลังแต่ละช่วงหนึ่ง และตอนจบหนึ่ง
เริ่มด้วยโพลวอร์มอัป
เปิดด้วยคำถามง่าย ๆ บนจอใหญ่ ตอบบนมือถือ: "สุดสัปดาห์ของคุณเป็นอย่างไร ในหนึ่งคำ?" หรือ "โปรเจกต์ไหนที่คุณภูมิใจที่สุดในไตรมาสนี้?" ผลขยับบนจอตามที่คนตอบ ทำให้มือถือทุกเครื่องเชื่อมต่อก่อนช่วงจริงจังเริ่ม และแสดงว่าการตอบนั้นง่าย
ทำโพลระหว่างการพูด ไม่ใช่แค่ตอนจบ
ใส่โพลสั้น ๆ หลังแต่ละช่วง:
- "แผนไตรมาสหน้าของเราชัดเจนแค่ไหน?" บนสเกล 1 ถึง 5
- "เราควรโฟกัสเรื่องไหนก่อน?" แบบตัวเลือก
- "อะไรคือสิ่งเดียวที่ทำให้ทีมคุณช้าลง?" แบบตอบอิสระ แสดงเป็นเวิร์ดคลาวด์
ผู้นำเห็นคำตอบขณะพูดและตอบสนองได้ทันที: "มีแค่หนึ่งในสามที่บอกว่าแผนชัดเจน ขออธิบายอีกครั้งนะครับ" ประโยคเดียวนั้นสร้างความไว้วางใจได้มากกว่าสไลด์ไหน ๆ สำหรับไอเดียคำถามเพิ่มเติม ดูคำถามโพลสดสำหรับงานสัมมนา ส่วนใหญ่ใช้ในบริษัทได้ดีเหมือนกัน
ให้คนถามแบบไม่ระบุชื่อ
ให้พนักงานส่งคำถามจากมือถือ ไม่ระบุชื่อถ้าต้องการ และโหวตคำถามที่อยากได้คำตอบ คำถามยอดนิยมจะขึ้นไปอยู่ด้านบน ผู้นำจึงตอบสิ่งที่ห้องอยากรู้จริง ๆ ไม่ใช่สิ่งที่คนกล้าคนแรกบังเอิญถาม
ดูแล แต่อย่าเข้มเกิน
เปิดการอนุมัติเพื่อให้คำถามรอผู้ดำเนินรายการก่อนขึ้นจอ และเปิดตัวกรองคำหยาบ ลบเฉพาะที่หยาบคายหรือเอ่ยชื่อใครในทางที่ทำร้ายจิตใจ ไม่ใช่ที่วิจารณ์ ปฏิเสธคำถามที่ซ้ำกันทุกตัวอักษร เพื่อให้โหวตไปรวมที่คำถามเดียว
ทาวน์ฮอลล์แบบไฮบริด
เมื่อครึ่งบริษัทอยู่ในวิดีโอคอล ครึ่งที่อยู่ทางไกลมักหายไป ด้วยโพลและคำถามบนมือถือ ทุกคนมีส่วนร่วมแบบเดียวกัน: เพื่อนร่วมงานทางไกลใช้โค้ดอีเวนต์เดียวกัน คะแนนนับเท่ากัน และคำถามอยู่ในรายการเดียวกับคำถามจากในห้อง ขอให้ผู้ดำเนินรายการอ่านชื่อสำนักงานหรือเมืองพร้อมแต่ละคำถาม ทีมทางไกลจะได้ยินเสียงของตัวเอง
ตอบให้ดี
- ตอบคำถามที่ถามมาในประโยคแรก
- ถ้าไม่รู้ ให้บอกว่าจะตอบเมื่อไร แล้วทำตามนั้น
- รวมคำถามที่คล้ายกันแล้วตอบพร้อมกัน
- ให้แต่ละคำตอบไม่เกินสองนาที จะได้ตอบคำถามได้มากขึ้น
ปิดด้วยแบบฟอร์มความคิดเห็นสั้น ๆ
สองหรือสามคำถาม ตอบได้ในหนึ่งนาทีก่อนกลับ:
- ทาวน์ฮอลล์ครั้งนี้มีประโยชน์แค่ไหน? (1 ถึง 5)
- ครั้งหน้าเราควรพูดเรื่องอะไร?
- มีอะไรอีกที่อยากให้ผู้บริหารรู้ไหม?
หน้าแบบสอบถามความคิดเห็นงานของเราแสดงว่ามันทำงานบนมือถืออย่างไร
หลังงาน: แชร์ผล
ภายในหนึ่งสัปดาห์ ส่งผลโพลและคำตอบเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับคำถามที่ไม่ทันตอบให้พนักงาน บอกหนึ่งเรื่องที่จะเปลี่ยนเพราะสิ่งที่ทุกคนพูด มันแสดงว่าความคิดเห็นถูกรับฟัง และครั้งหน้าจะมีคนร่วมมากขึ้น
ลำดับงาน 60 นาที
- นาทีที่ 0 ถึง 5: โพลวอร์มอัปขณะคนเข้าร่วม
- นาทีที่ 5 ถึง 15: ผลงานและสิ่งสำคัญ พร้อมหนึ่งโพล
- นาทีที่ 15 ถึง 25: แผนไตรมาสหน้า พร้อมหนึ่งโพล
- นาทีที่ 25 ถึง 55: คำถามที่ได้โหวตสูงสุด
- นาทีที่ 55 ถึง 60: แบบฟอร์มความคิดเห็นและปิดงาน
สิ่งที่ต้องมี
- จอใหญ่ที่แสดงโพลหรือคำถาม
- ผู้ดำเนินรายการที่ใช้มือถือหรือแล็ปท็อป
- พนักงานเข้าร่วมด้วยคิวอาร์โค้ดเดียวบนมือถือของตัวเอง โดยไม่ต้องติดตั้งอะไร
ดูวิธีการทำงานของโพลสด หรือวิธีการทำงานของถามตอบผู้ฟัง แล้วลองใช้ฟรีสูงสุด 20 คนก่อนทาวน์ฮอลล์ครั้งต่อไป