Comment rendre votre réunion plénière interactive avec des sondages en direct et des questions

Une plénière où seule la direction parle perd la salle. Sondages en direct, questions anonymes et court formulaire d’avis pour que tous participent et que la direction entende la vérité.

La réunion plénière est souvent le seul moment du trimestre où tout le monde écoute la direction en même temps. Trop souvent, c’est une heure de diapositives suivie d’un temps de questions où personne ne demande rien, et les dirigeants repartent en pensant que tout le monde est d’accord. Quelques petits changements suffisent à faire participer les salariés, dans la salle comme à distance. Ce guide couvre la préparation, le déroulé et le suivi.

Pourquoi personne ne pose de questions

Les salariés se taisent rarement faute de questions. Ils se taisent parce que :

Personne ne veut être le premier, ou le seul, à lever la main devant toute l’entreprise.
Une question critique sous son propre nom paraît risquée.
Les questions sont reléguées aux cinq dernières minutes, quand tout le monde regarde l’heure.
Les questions posées la dernière fois n’ont jamais reçu de réponse.

Chacun des changements ci-dessous supprime une de ces raisons.

Avant : construire la plénière autour des questions

Réduisez les diapositives. Visez 20 minutes de présentation sur une plénière de 60, et consacrez le reste aux sondages et aux questions.
Ouvrez la boîte à questions la veille. Envoyez le code de l’événement avec l’invitation, pour que les salariés puissent poser des questions et voter pour celles des autres avant le début.
Choisissez un modérateur qui ne fait pas partie des intervenants. Son rôle est de lire les questions, pas de les filtrer.
Préparez les sondages à l’avance : un pour démarrer, un après chaque partie, un à la fin.

Commencez par un sondage pour démarrer

Ouvrez avec une question facile sur le grand écran, à laquelle on répond sur téléphone : « Votre week-end, en un mot ? » ou « De quel projet êtes-vous le plus fier ce trimestre ? ». Les résultats bougent à l’écran au fil des réponses. Tous les téléphones sont connectés avant la partie sérieuse, et chacun voit que répondre est facile.

Des sondages pendant l’intervention, pas seulement à la fin

Placez un sondage rapide après chaque partie :

« Notre plan pour le prochain trimestre est-il clair ? » sur une échelle de 1 à 5.
« Sur quoi devrions-nous nous concentrer en premier ? » en QCM.
« Quelle est la chose qui ralentit le plus votre équipe ? » en réponse libre affichée en nuage de mots.

Les dirigeants voient les réponses pendant qu’ils parlent et peuvent réagir aussitôt : « Seul un tiers d’entre vous trouve le plan clair. Je reprends. » Cette seule phrase fait plus pour la confiance que n’importe quelle diapositive. Pour d’autres idées de questions, voir les questions de sondage en direct pour les conférences ; la plupart marchent tout aussi bien en interne.

Permettez les questions anonymes

Laissez les salariés poser des questions depuis leur téléphone, anonymement s’ils le souhaitent, et voter pour celles auxquelles ils veulent une réponse. Les plus populaires remontent, si bien que les dirigeants répondent à ce que la salle veut vraiment savoir, et non à ce que le premier courageux a demandé par hasard.

Modérez, mais légèrement

Activez la validation pour que les questions passent par le modérateur avant de s’afficher, et activez le filtre de grossièretés. Ne retirez que ce qui est injurieux ou vise une personne de façon blessante, pas ce qui est critique. Refusez les doublons exacts, pour que les votes se concentrent sur une seule question.

Les plénières hybrides

Quand la moitié de l’entreprise est en visio, la moitié à distance disparaît souvent. Avec des sondages et des questions sur téléphone, tout le monde participe de la même façon : les collègues à distance utilisent le même code, leurs votes comptent autant, et leurs questions figurent dans la même liste que celles de la salle. Demandez au modérateur de citer le bureau ou la ville avec chaque question, pour que les équipes à distance s’entendent.

Bien répondre

Répondez à la question posée, dès la première phrase.
Si vous ne savez pas, dites quand vous répondrez, et faites-le.
Regroupez les questions similaires et répondez-y ensemble.
Gardez chaque réponse sous deux minutes, pour répondre à davantage de questions.

Concluez avec un court formulaire d’avis

Deux ou trois questions, auxquelles on répond en une minute avant de partir :

Cette plénière vous a-t-elle été utile ? (1 à 5)
Que devrions-nous aborder la prochaine fois ?
Autre chose que vous voudriez que la direction sache ?

Notre page de questionnaire de satisfaction montre comment cela fonctionne sur téléphone.

Après : partagez les résultats

Dans la semaine, envoyez aux salariés les résultats des sondages et des réponses écrites aux questions restées sans réponse faute de temps. Mentionnez une chose qui va changer grâce à ce qui a été dit. Cela montre que les avis ont été entendus, et davantage de monde participera la prochaine fois.

Un déroulé de 60 minutes

De 0 à 5 min : sondage pour démarrer pendant que les gens se connectent.
De 5 à 15 min : résultats et priorités, avec un sondage.
De 15 à 25 min : plans pour le prochain trimestre, avec un sondage.
De 25 à 55 min : les questions les plus votées.
De 55 à 60 min : formulaire d’avis et clôture.

Ce qu’il vous faut

Le grand écran qui affiche le sondage ou les questions.
Un modérateur avec un téléphone ou un ordinateur portable.
Les salariés se connectent avec un QR code sur leur propre téléphone, sans rien installer.

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