Cómo hacer interactiva tu reunión general con encuestas en directo y preguntas
Una reunión general en la que solo habla la dirección pierde a la sala. Encuestas en directo, preguntas anónimas y un breve formulario para que todos participen.
La reunión general suele ser la única vez cada trimestre en que todo el mundo escucha a la dirección a la vez. Con demasiada frecuencia es una hora de diapositivas seguida de un turno de preguntas en el que nadie pregunta nada, y los líderes se van pensando que todos están de acuerdo. Unos pocos cambios hacen que la plantilla participe, en la sala y en línea. Esta guía cubre el plan previo, el desarrollo durante la reunión y el seguimiento posterior.
Por qué nadie pregunta
La gente rara vez se calla porque no tenga nada que preguntar. Se calla porque:
- Nadie quiere ser el primero, o el único, en levantar la mano delante de toda la empresa.
- Una pregunta crítica con tu nombre al lado parece arriesgada.
- El turno de preguntas se mete en los últimos cinco minutos, cuando todos miran el reloj.
- Las preguntas de la última vez nunca se respondieron.
Cada cambio de los que siguen elimina una de estas razones.
Antes: planifica la reunión en torno a las preguntas
- Recorta las diapositivas. Apunta a 20 minutos de presentación en una reunión de 60, y dedica el resto a encuestas y preguntas.
- Abre el buzón de preguntas un día antes. Envía el código del evento con la convocatoria, para que la plantilla publique preguntas y vote las de otros antes de empezar.
- Elige un moderador que no sea uno de los ponentes. Su trabajo es leer las preguntas, no filtrarlas.
- Prepara las encuestas con antelación: una para calentar, una después de cada bloque, una al final.
Empieza con una encuesta para calentar
Abre con una pregunta fácil en la pantalla grande, respondida en el móvil: "¿Qué tal el fin de semana, en una palabra?" o "¿De qué proyecto estás más orgulloso este trimestre?". Los resultados se mueven en la pantalla a medida que la gente responde. Así todos los móviles se conectan antes de la parte seria, y la gente ve que responder es fácil.
Encuestas durante la charla, no solo al final
Pon una encuesta rápida después de cada bloque:
- "¿Qué tan claro es nuestro plan para el próximo trimestre?" en una escala del 1 al 5.
- "¿En cuál de estos temas deberíamos centrarnos primero?" con opción múltiple.
- "¿Qué es lo que más frena a tu equipo?" con respuestas libres mostradas como nube de palabras.
Los líderes ven las respuestas mientras hablan y pueden reaccionar al momento: "Solo un tercio decís que el plan está claro. Voy a explicarlo otra vez." Esa sola frase hace más por la confianza que cualquier diapositiva. Para más ideas de preguntas, mira preguntas para encuestas en directo en conferencias; la mayoría funcionan igual de bien dentro de una empresa.
Deja preguntar de forma anónima
Deja que la plantilla envíe preguntas desde el móvil, de forma anónima si lo prefiere, y que vote las que quiere que se respondan. Las más populares suben arriba, así que los líderes responden lo que la sala de verdad quiere saber, no lo que preguntó por casualidad el primer valiente.
Modera, pero con mano ligera
Activa la aprobación para que las preguntas pasen por el moderador antes de salir en pantalla, y activa el filtro de palabras ofensivas. Quita solo lo que sea insultante o mencione a una persona de forma hiriente, no lo que sea crítico. Rechaza los duplicados exactos, para que los votos se concentren en una sola pregunta.
Reuniones híbridas
Cuando media empresa está en una videollamada, la mitad en remoto suele desaparecer. Con encuestas y preguntas en el móvil, todos participan igual: los compañeros en remoto usan el mismo código, sus votos cuentan lo mismo y sus preguntas están en la misma lista que las de la sala. Pide al moderador que lea el nombre de la oficina o la ciudad con cada pregunta, para que los equipos en remoto se oigan a sí mismos.
Responder bien
- Responde la pregunta que se hizo, en la primera frase.
- Si no lo sabes, di cuándo responderás, y cúmplelo.
- Agrupa las preguntas parecidas y respóndelas juntas.
- Que cada respuesta dure menos de dos minutos, para responder más preguntas.
Cierra con un breve formulario de opinión
Dos o tres preguntas, respondidas en un minuto antes de irse:
- ¿Qué utilidad ha tenido esta reunión? (1 a 5)
- ¿De qué deberíamos hablar la próxima vez?
- ¿Algo más que quieras que sepa la dirección?
Nuestra página de encuesta de satisfacción del evento muestra cómo funciona en el móvil.
Después: comparte los resultados
En menos de una semana, envía a la plantilla los resultados de las encuestas y respuestas por escrito a las preguntas para las que no hubo tiempo. Menciona una cosa que va a cambiar por lo que dijo la gente. Demuestra que se ha escuchado, y la próxima vez participará más gente.
Un orden de 60 minutos
- Minutos 0 a 5: encuesta para calentar mientras la gente se une.
- Minutos 5 a 15: resultados y prioridades, con una encuesta.
- Minutos 15 a 25: planes para el próximo trimestre, con una encuesta.
- Minutos 25 a 55: las preguntas más votadas.
- Minutos 55 a 60: formulario de opinión y cierre.
Lo que necesitas
- La pantalla grande mostrando la encuesta o las preguntas.
- Un moderador con un móvil o un portátil.
- La plantilla se une con un código QR desde su propio móvil, sin instalar nada.
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