Paano gawing interactive ang town hall ninyo gamit ang live polls at Q&A
Nawawala ang kuwarto sa town hall kung management lang ang nagsasalita. Live polls, anonymous na tanong at maikling feedback form para makilahok ang lahat.
Ang town hall ang madalas na tanging pagkakataon bawat quarter na sabay-sabay naririnig ng lahat ang leadership. Pero madalas, isang oras ito ng slides na sinusundan ng Q&A kung saan walang nagtatanong, at umaalis ang mga lider na iniisip na sang-ayon ang lahat. Ilang maliliit na pagbabago ang nagpapasali sa staff, sa kuwarto at online. Saklaw ng gabay na ito ang plano bago, ang daloy habang, at ang follow-up pagkatapos.
Bakit walang nagtatanong
Bihirang tumahimik ang staff dahil wala silang maitanong. Tahimik sila dahil:
- Walang gustong maging una, o nag-iisa, na magtaas ng kamay sa harap ng buong kumpanya.
- Mapanganib ang pakiramdam ng kritikal na tanong na may pangalan mo.
- Isinisiksik ang Q&A sa huling limang minuto, kapag nakatingin na sa orasan ang lahat.
- Hindi kailanman nasagot ang mga tanong noong nakaraan.
Inaalis ng bawat pagbabago sa ibaba ang isa sa mga dahilang ito.
Bago: planuhin ang town hall sa paligid ng mga tanong
- Bawasan ang slides. Targetin ang 20 minutong presentasyon sa 60 minutong town hall, at ilaan ang natitira sa polls at tanong.
- Buksan ang question box isang araw bago. Ipadala ang event code kasama ng imbitasyon, para makapag-post ng tanong at maka-upvote ng iba ang staff bago magsimula ang meeting.
- Pumili ng moderator na hindi isa sa mga speaker. Trabaho niya ang basahin ang mga tanong, hindi ang salain.
- Ihanda ang polls nang maaga: isang warm-up, isa pagkatapos ng bawat bahagi, isa sa dulo.
Magsimula sa warm-up poll
Magbukas sa madaling tanong sa malaking screen, sinasagot sa phone: "Kumusta ang weekend mo, sa isang salita?" o "Aling proyekto ang pinakaipinagmamalaki mo ngayong quarter?". Gumagalaw ang resulta sa screen habang sumasagot ang mga tao. Nakokonekta nito ang bawat phone bago magsimula ang seryosong bahagi, at ipinapakitang madaling sumagot.
Mag-poll habang nagsasalita, hindi lang sa dulo
Maglagay ng mabilis na poll pagkatapos ng bawat bahagi:
- "Gaano kalinaw ang plano natin para sa susunod na quarter?" sa scale na 1 hanggang 5.
- "Alin sa mga ito ang dapat nating unahin?" na multiple choice.
- "Ano ang isang bagay na nagpapabagal sa team mo?" na open answer na ipinapakita bilang word cloud.
Nakikita ng mga lider ang sagot habang nagsasalita at puwedeng tumugon agad: "Isang-katlo lang sa inyo ang nagsabing malinaw ang plano. Uulitin ko." Mas nakakatulong sa tiwala ang isang pangungusap na iyon kaysa sa kahit anong slide. Para sa iba pang ideya ng tanong, tingnan ang mga tanong sa live polling para sa conference; karamihan ay gumagana rin sa loob ng kumpanya.
Hayaang magtanong nang anonymous
Hayaang mag-post ng tanong ang staff mula sa phone, anonymous kung gusto nila, at i-upvote ang mga gusto nilang masagot. Umaakyat sa itaas ang pinakasikat na tanong, kaya sinasagot ng mga lider ang talagang gustong malaman ng kuwarto, hindi ang basta naitanong ng unang matapang.
Mag-moderate, pero magaan
I-on ang approval para dumaan muna sa moderator ang mga tanong bago lumabas sa screen, at i-on ang filter sa bastos na salita. Alisin lang ang mapang-abuso o nagbabanggit ng tao sa nakakasakit na paraan, hindi ang kritikal. Tanggihan ang eksaktong doble, para mapunta sa isang tanong ang mga upvote.
Hybrid na town hall
Kapag kalahati ng kumpanya ay nasa video call, kadalasang naglalaho ang remote na kalahati. Sa phone polls at tanong, pare-pareho ang paraan ng pagsali ng lahat: parehong event code ang gamit ng remote na katrabaho, pareho ang bilang ng boto nila, at nasa parehong listahan ang tanong nila at ang mula sa kuwarto. Hilingin sa moderator na basahin ang pangalan ng opisina o lungsod sa bawat tanong, para marinig ng remote teams ang sarili nila.
Sumagot nang maayos
- Sagutin ang tanong na itinanong, sa unang pangungusap.
- Kung hindi mo alam, sabihin kung kailan mo sasagutin, at gawin ito.
- Pagsamahin ang magkakatulad na tanong at sagutin nang sabay.
- Panatilihing wala pang dalawang minuto ang bawat sagot, para mas maraming tanong ang masagot.
Magsara sa maikling feedback form
Dalawa o tatlong tanong, sinasagot sa loob ng isang minuto bago umalis ang mga tao:
- Gaano kapaki-pakinabang ang town hall na ito? (1 hanggang 5)
- Ano ang dapat nating talakayin sa susunod?
- May iba ka pa bang gustong malaman ng leadership?
Ipinapakita ng aming pahina ng event feedback survey kung paano ito gumagana sa phone.
Pagkatapos: ibahagi ang resulta
Sa loob ng isang linggo, ipadala sa staff ang resulta ng polls at nakasulat na sagot sa mga tanong na hindi naabutan ng oras. Banggitin ang isang bagay na magbabago dahil sa sinabi ng mga tao. Ipinapakita nitong narinig ang input, at mas maraming sasali sa susunod.
60 minutong running order
- 0 hanggang 5 min: warm-up poll habang sumasali ang mga tao.
- 5 hanggang 15 min: resulta at priorities, may isang poll.
- 15 hanggang 25 min: plano para sa susunod na quarter, may isang poll.
- 25 hanggang 55 min: mga tanong na pinakamataas ang boto.
- 55 hanggang 60 min: feedback form at pagsasara.
Ang kailangan mo
- Ang malaking screen na nagpapakita ng poll o mga tanong.
- Isang moderator na may phone o laptop.
- Sumasali ang staff gamit ang isang QR code sa sarili nilang phone, walang kailangang i-install.
Tingnan kung paano gumagana ang live polls o kung paano gumagana ang audience Q&A, at subukan nang libre hanggang 20 tao bago ang susunod ninyong town hall.