Cara menjadikan town hall anda interaktif dengan undian langsung dan soal jawab
Town hall di mana hanya pengurusan bercakap kehilangan dewan. Undian langsung, soalan tanpa nama dan borang maklum balas ringkas supaya semua staf turut serta.
Town hall selalunya satu-satunya masa setiap suku tahun semua orang mendengar daripada pimpinan serentak. Terlalu kerap ia sejam slaid diikuti sesi soal jawab di mana tiada siapa bertanya apa-apa, dan pemimpin pulang dengan sangkaan semua orang bersetuju. Beberapa perubahan kecil membuatkan staf turut serta, di dalam dewan dan dalam talian. Panduan ini merangkumi rancangan sebelum, aliran semasa, dan tindakan susulan selepas.
Mengapa tiada siapa bertanya
Staf jarang berdiam diri kerana tiada apa hendak ditanya. Mereka berdiam kerana:
- Tiada siapa mahu menjadi yang pertama, atau satu-satunya, mengangkat tangan di hadapan seluruh syarikat.
- Soalan kritikal dengan nama anda padanya terasa berisiko.
- Soal jawab diasak ke lima minit terakhir, ketika semua orang memandang jam.
- Soalan yang ditanya kali lepas tidak pernah dijawab.
Setiap perubahan di bawah menghapuskan salah satu sebab ini.
Sebelum: rancang town hall berpusatkan soalan
- Kurangkan slaid. Sasarkan 20 minit pembentangan dalam town hall 60 minit, dan gunakan baki masa untuk undian dan soalan.
- Buka kotak soalan sehari lebih awal. Hantar kod acara kepada staf bersama jemputan, supaya mereka boleh menghantar soalan dan mengundi naik soalan orang lain sebelum mesyuarat bermula.
- Pilih moderator yang bukan salah seorang penceramah. Tugasnya membacakan soalan, bukan menapisnya.
- Sediakan undian lebih awal: satu pemanas, satu selepas setiap bahagian, satu di akhir.
Mulakan dengan undian pemanas
Buka dengan soalan mudah di skrin besar, dijawab di telefon: "Bagaimana hujung minggu anda, dalam satu perkataan?" atau "Projek mana yang paling anda banggakan suku ini?". Keputusan bergerak di skrin semasa orang menjawab. Ia menyambungkan setiap telefon sebelum bahagian serius bermula, dan menunjukkan menjawab itu mudah.
Undi semasa ceramah, bukan hanya di akhir
Letakkan undian pantas selepas setiap bahagian:
- "Sejauh mana jelasnya rancangan kita untuk suku depan?" pada skala 1 hingga 5.
- "Antara ini, yang mana patut kita fokuskan dahulu?" dengan aneka pilihan.
- "Apakah satu perkara yang melambatkan pasukan anda?" dengan jawapan terbuka dipaparkan sebagai awan perkataan.
Pemimpin melihat jawapan semasa bercakap dan boleh membalas serta-merta: "Hanya satu pertiga daripada anda kata rancangan ini jelas. Biar saya terangkan sekali lagi." Satu ayat itu lebih membina kepercayaan daripada mana-mana slaid. Untuk lebih banyak idea soalan, lihat soalan undian langsung untuk persidangan; kebanyakannya sama berkesan dalam syarikat.
Benarkan orang bertanya tanpa nama
Benarkan staf menghantar soalan dari telefon, tanpa nama jika mahu, dan mengundi naik soalan yang mereka mahu dijawab. Soalan paling popular naik ke atas, jadi pemimpin menjawab apa yang dewan benar-benar mahu tahu, bukan apa yang kebetulan ditanya oleh orang pertama yang berani.
Sederhanakan, tetapi ringan
Hidupkan kelulusan supaya soalan menunggu moderator sebelum muncul di skrin, dan hidupkan penapis perkataan kasar. Buang hanya yang kesat atau menyebut seseorang dengan cara yang menyakitkan, bukan yang bersifat kritikal. Tolak pendua yang sama, supaya undian tertumpu kepada satu soalan.
Town hall hibrid
Apabila separuh syarikat dalam panggilan video, separuh jarak jauh biasanya hilang. Dengan undian dan soalan di telefon, semua orang menyertai dengan cara yang sama: rakan sekerja jarak jauh menggunakan kod acara yang sama, undi mereka dikira sama, dan soalan mereka berada dalam senarai yang sama dengan yang dari dewan. Minta moderator menyebut nama pejabat atau bandar bersama setiap soalan, supaya pasukan jarak jauh mendengar diri mereka.
Menjawab dengan baik
- Jawab soalan yang ditanya, dalam ayat pertama.
- Jika tidak tahu, nyatakan bila anda akan menjawab, dan tunaikan.
- Kumpulkan soalan yang serupa dan jawab bersama.
- Pastikan setiap jawapan di bawah dua minit, supaya lebih banyak soalan dijawab.
Tutup dengan borang maklum balas ringkas
Dua atau tiga soalan, dijawab dalam seminit sebelum orang beredar:
- Sejauh mana town hall ini berguna? (1 hingga 5)
- Apa yang patut kita bincangkan lain kali?
- Ada perkara lain yang anda mahu pimpinan tahu?
Halaman tinjauan maklum balas acara kami menunjukkan cara ia berfungsi di telefon.
Selepas: kongsikan keputusan
Dalam seminggu, hantar kepada staf keputusan undian dan jawapan bertulis untuk soalan yang tidak sempat dijawab. Sebut satu perkara yang akan berubah hasil apa yang orang katakan. Ia menunjukkan pandangan mereka didengar, dan lebih ramai akan turut serta kali seterusnya.
Atur cara 60 minit
- 0 hingga 5 min: undian pemanas semasa orang menyertai.
- 5 hingga 15 min: keputusan dan keutamaan, dengan satu undian.
- 15 hingga 25 min: rancangan untuk suku depan, dengan satu undian.
- 25 hingga 55 min: soalan dengan undian tertinggi.
- 55 hingga 60 min: borang maklum balas dan penutup.
Apa yang anda perlukan
- Skrin besar yang memaparkan undian atau soalan.
- Moderator dengan telefon atau komputer riba.
- Staf menyertai dengan satu kod QR di telefon sendiri, tanpa perlu memasang apa-apa.
Lihat cara undian langsung berfungsi atau cara soal jawab penonton berfungsi, dan cuba secara percuma dengan sehingga 20 orang sebelum town hall anda yang seterusnya.