Cách làm buổi họp toàn công ty tương tác hơn với bình chọn trực tiếp và hỏi đáp
Buổi họp chỉ có ban lãnh đạo nói sẽ mất khán phòng. Bình chọn trực tiếp, câu hỏi ẩn danh và biểu mẫu góp ý ngắn để mọi người tham gia và lãnh đạo nghe sự thật.
Buổi họp toàn công ty thường là lần duy nhất mỗi quý mọi người cùng nghe ban lãnh đạo một lúc. Nhưng quá thường xuyên, nó là một giờ slide rồi đến phần hỏi đáp không ai hỏi gì, và lãnh đạo ra về nghĩ rằng ai cũng đồng ý. Vài thay đổi nhỏ sẽ giúp nhân viên tham gia, cả trong hội trường lẫn trực tuyến. Hướng dẫn này gồm kế hoạch trước, trình tự trong và việc theo dõi sau buổi họp.
Vì sao không ai đặt câu hỏi
Nhân viên hiếm khi im lặng vì không có gì để hỏi. Họ im lặng vì:
- Không ai muốn là người đầu tiên, hoặc người duy nhất, giơ tay trước cả công ty.
- Một câu hỏi thẳng thắn gắn với tên mình nghe có vẻ rủi ro.
- Phần hỏi đáp bị dồn vào năm phút cuối, khi ai cũng nhìn đồng hồ.
- Những câu hỏi lần trước chưa bao giờ được trả lời.
Mỗi thay đổi dưới đây loại bỏ một trong những lý do đó.
Trước buổi họp: lên kế hoạch xoay quanh câu hỏi
- Cắt bớt slide. Nhắm 20 phút trình bày trong buổi họp 60 phút, và dành thời gian còn lại cho bình chọn và câu hỏi.
- Mở hộp câu hỏi sớm một ngày. Gửi mã sự kiện kèm thư mời, để nhân viên gửi câu hỏi và bình chọn cho câu hỏi của người khác trước khi buổi họp bắt đầu.
- Chọn người điều phối không phải là diễn giả. Việc của họ là đọc câu hỏi, không phải lọc câu hỏi.
- Chuẩn bị sẵn các lượt bình chọn: một lượt khởi động, một sau mỗi phần, một ở cuối.
Bắt đầu bằng một lượt bình chọn khởi động
Mở đầu bằng một câu hỏi dễ trên màn hình lớn, trả lời trên điện thoại: "Cuối tuần của bạn thế nào, trong một từ?" hoặc "Dự án nào bạn tự hào nhất quý này?". Kết quả chuyển động trên màn hình khi mọi người trả lời. Nó giúp mọi điện thoại kết nối trước khi phần chính bắt đầu, và cho thấy trả lời rất dễ.
Bình chọn trong lúc nói, không chỉ ở cuối
Đặt một lượt bình chọn nhanh sau mỗi phần:
- "Kế hoạch quý tới của chúng ta rõ ràng đến đâu?" trên thang 1 đến 5.
- "Chúng ta nên tập trung vào điều gì trước?" dạng trắc nghiệm.
- "Một điều đang làm đội bạn chậm lại là gì?" trả lời tự do, hiển thị dạng đám mây từ.
Lãnh đạo thấy câu trả lời ngay khi đang nói và có thể phản hồi tại chỗ: "Chỉ một phần ba các bạn thấy kế hoạch rõ ràng. Để tôi nói lại nhé." Một câu đó làm được nhiều cho lòng tin hơn bất kỳ slide nào. Để có thêm ý tưởng câu hỏi, xem câu hỏi bình chọn trực tiếp cho hội nghị; phần lớn cũng hiệu quả trong nội bộ công ty.
Cho phép hỏi ẩn danh
Cho nhân viên gửi câu hỏi từ điện thoại, ẩn danh nếu muốn, và bình chọn cho những câu họ muốn được trả lời. Những câu được quan tâm nhất sẽ nổi lên đầu, nên lãnh đạo trả lời điều cả hội trường thật sự muốn biết, không phải điều người đầu tiên dám hỏi tình cờ hỏi.
Điều phối, nhưng nhẹ tay
Bật chế độ duyệt để câu hỏi chờ người điều phối trước khi lên màn hình, và bật bộ lọc từ ngữ thô tục. Chỉ xóa những gì xúc phạm hoặc nêu tên ai đó theo cách gây tổn thương, không xóa những gì mang tính phê bình. Từ chối các câu trùng lặp y hệt, để lượt bình chọn dồn về một câu.
Buổi họp kết hợp trực tiếp và trực tuyến
Khi một nửa công ty tham gia qua cuộc gọi video, nửa làm việc từ xa thường biến mất. Với bình chọn và câu hỏi trên điện thoại, ai cũng tham gia theo cùng một cách: đồng nghiệp từ xa dùng cùng mã sự kiện, phiếu của họ được tính như nhau, và câu hỏi của họ nằm cùng danh sách với câu hỏi từ hội trường. Nhờ người điều phối đọc tên văn phòng hoặc thành phố kèm mỗi câu hỏi, để các đội từ xa nghe thấy chính mình.
Trả lời cho tốt
- Trả lời đúng câu được hỏi, ngay câu đầu tiên.
- Nếu chưa biết, hãy nói khi nào sẽ trả lời, và làm đúng như vậy.
- Gộp các câu hỏi giống nhau và trả lời cùng lúc.
- Giữ mỗi câu trả lời dưới hai phút, để trả lời được nhiều câu hơn.
Kết thúc bằng một biểu mẫu góp ý ngắn
Hai hoặc ba câu hỏi, trả lời trong một phút trước khi mọi người ra về:
- Buổi họp này hữu ích đến đâu? (1 đến 5)
- Lần sau chúng ta nên nói về gì?
- Còn điều gì bạn muốn ban lãnh đạo biết?
Trang khảo sát phản hồi sự kiện của chúng tôi cho thấy nó hoạt động trên điện thoại thế nào.
Sau buổi họp: chia sẻ kết quả
Trong vòng một tuần, gửi cho nhân viên kết quả bình chọn và câu trả lời bằng văn bản cho những câu hỏi chưa kịp trả lời. Nêu một điều sẽ thay đổi nhờ những gì mọi người đã nói. Điều đó cho thấy ý kiến đã được lắng nghe, và lần sau sẽ có nhiều người tham gia hơn.
Trình tự 60 phút
- Phút 0 đến 5: bình chọn khởi động trong lúc mọi người tham gia.
- Phút 5 đến 15: kết quả và ưu tiên, kèm một lượt bình chọn.
- Phút 15 đến 25: kế hoạch quý tới, kèm một lượt bình chọn.
- Phút 25 đến 55: những câu hỏi được bình chọn nhiều nhất.
- Phút 55 đến 60: biểu mẫu góp ý và kết thúc.
Những gì bạn cần
- Màn hình lớn hiển thị bình chọn hoặc câu hỏi.
- Một người điều phối dùng điện thoại hoặc laptop.
- Nhân viên tham gia bằng một mã QR trên điện thoại của mình, không cần cài đặt gì.
Xem cách bình chọn trực tiếp hoạt động hoặc cách hỏi đáp cùng khán giả hoạt động, và dùng thử miễn phí với tối đa 20 người trước buổi họp toàn công ty tiếp theo.