연례 만찬 경품 추첨 진행법, 단계별 안내
회사 만찬 경품 추첨을 위한 단계별 계획: 손님 명단, 규칙, 리허설, 무대 진행 순서, 자리에 없는 당첨자, 경품 전달까지.
경품 추첨은 연례 만찬에서 손님들이 가장 기다리는 순서입니다. 동시에 가장 자주 꼬이는 순서이기도 합니다. 아무도 읽지 못하는 이름, 이미 집에 간 당첨자, 짜고 치는 것처럼 보이는 추첨, 장내를 텅 비게 만드는 40분짜리 경품 시간. 이 가이드는 4주 전부터 마지막 경품까지, 추첨 자체를 진행하는 방법을 다룹니다. 무엇을 줄지는 경품 추첨 아이디어를 참고하세요.
4주 전: 손님 명단
모든 것은 깔끔한 명단에서 시작합니다. 인사팀에 최종 명단을 엑셀이나 CSV 파일로, 한 줄에 한 명씩 요청하세요.
- 여권상의 이름만이 아니라 사람들이 실제로 부르는 이름. "Kenji Watanabe"는 괜찮지만 "WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)"는 사회자가 읽을 수 있는 이름이 아닙니다.
- 동명이인을 구분할 두 번째 열: 사번, 부서, 또는 전화번호 뒤 네 자리.
- 좌석 배치도가 있다면 테이블 번호. 사회자가 당첨자를 빨리 찾을 수 있습니다.
그다음 있으면 안 되는 것을 지우세요. 중복, 퇴사자, 작년에 넣었던 테스트용 이름.
4주 전: 규칙
규칙을 다섯 줄로 적어 준비위원회와 사회자에게 공유하세요. 당일 다툼의 대부분은 합의하지 않은 규칙에서 나옵니다.
- 누가 추첨 대상인가: 전 직원인가, 참석자만인가? 임원, 준비위원회, 사회자도 포함되나?
- 1인 1경품인가, 같은 이름이 두 번 나와도 되나?
- 당첨자가 장내에 있어야 하나?
- 재추첨 전까지 당첨자에게 나올 시간을 얼마나 주나?
- 경품을 바꾸거나 동료에게 줄 수 있나?
2주 전: 준비
- 이벤트를 만들고 경품 추첨을 추가합니다.
- 이름을 넣는 방법을 고릅니다. 손님 명단을 업로드하거나, QR 응모를 켜서 손님이 테이블에서 참여하게 합니다. QR 응모를 쓰면 장내에 있는 사람만 당첨되므로 "당첨자가 없다"는 상황이 대부분 사라집니다.
- 추첨할 순서대로 경품을 추가합니다. 가장 작은 것부터 1등 경품까지, 각각 사진과 수량을 넣습니다.
- 대형 화면의 디자인과 이름 공개 방식을 고릅니다.
- 당일 누가 추첨을 진행할지 정합니다. 휴대폰이나 노트북을 든 한 사람이 무대와 화면이 모두 보이는 곳에 섭니다.
1주 전: 리허설
행사장에 가져갈 바로 그 노트북으로 준비위원회와 함께 추첨 전체를 한 번 진행하세요.
- 그 노트북에서 대형 화면을 열고 전체 화면으로 전환합니다.
- 당일 쓸 휴대폰으로 컨트롤러를 조작합니다.
- 테스트 경품 서너 개를 추첨하고 재추첨도 해 본 뒤 테스트 당첨자를 지웁니다.
- 경품 하나의 시작부터 끝까지 시간을 재 보세요. 무대까지 걸어오고 사진을 찍는 데까지 대부분 60~90초가 걸립니다. 이걸로 배정된 시간에 경품이 몇 개 들어가는지 알 수 있습니다.
- 사회자에게 경품 순서, 규칙, 아무도 나오지 않을 때 할 말을 알려 주세요.
당일: 기술 점검
손님보다 먼저 도착해 다음을 순서대로 하세요.
- 노트북을 프로젝터나 LED 전광판에 연결하고 화면이 꽉 차는지 확인합니다.
- 가능하면 노트북에 휴대폰 핫스팟 같은 별도의 인터넷을 연결하세요. 만찬이 시작되면 행사장 Wi-Fi는 수백 대의 휴대폰이 나눠 씁니다.
- 노트북의 절전 모드와 알림을 끕니다.
- 추첨 대기 화면을 열어 두고 그대로 둡니다.
- 손님이 직접 참여한다면 모든 테이블에 QR 코드를 놓고, 장내 맨 뒤에서 휴대폰 한 대로 확인합니다.
무대에서: 경품마다의 리듬
장내를 붙잡는 추첨은 경품마다 같은 리듬을 가집니다.
- 사회자가 경품과, 있다면 후원자를 소개합니다.
- 진행자가 컨트롤러에서 경품을 고르면 대형 화면에 나옵니다.
- 추첨. 이름이 돌고 당첨자가 나타납니다.
- 사회자가 이름과 부서 또는 테이블을 읽습니다.
- 당첨자가 나오고, 경품 전달과 사진, 박수.
- 그다음에야 다음 경품을 고릅니다. 고르기 전까지 당첨자가 화면에 남아 있으니 사진사에게 시간이 있습니다.
1등 경품은 맨 마지막에 두고 행사 시작 때 공개하세요. 그게 사람들이 디저트까지 남는 이유입니다.
당첨자가 없을 때
대기 시간을 미리 정해 두세요. 보통 30~60초입니다. 아무도 나오지 않으면 모두가 보는 앞에서 재추첨을 누르세요. 대형 화면에서의 재추첨은 공정해 보이지만, 무대 옆에서 조용히 바꾸면 실제로 공정해도 그렇게 보이지 않습니다.
규칙상 당첨자가 참석해야 한다면 추첨을 시작할 때 그렇게 말하세요. 손님들은 재추첨을 예상하고, 아무도 속았다고 느끼지 않습니다.
경품은 많고 시간은 적을 때
나눠 줄 상품권이 100장이라면 하나씩 추첨하지 마세요. 한 단계를 한꺼번에 추첨하면 당첨자가 대형 화면에 목록으로 나오고 손님은 각자 휴대폰으로 확인합니다. 큰 경품에서는 다시 하나씩 추첨하세요. 원래 한 시간 걸릴 추첨이 20분이면 충분합니다.
경품 전달
누가 무엇을 전달할지 정하세요. 작은 경품은 출구 근처 데스크에서 당첨자 목록을 보고 받아 가게 하는 게 가장 좋고, 큰 경품은 무대에서 사진과 함께 전달합니다. 데스크에서 이름을 확인할 수 있도록 당첨자에게 휴대폰이나 사원증을 가져오라고 하세요.
만찬이 끝난 뒤
당첨자 목록을 내보내 인사팀, 재무팀, 경품 배송 담당자에게 전달하고, 모든 경품이 수령될 때까지 보관하세요. 사진은 다음 날 아침, 사람들이 아직 그날 밤 이야기를 하고 있을 때 홍보팀에 보내세요.
복사해서 쓰는 체크리스트
- 손님 명단 정리, 이름 구분용 두 번째 열 추가
- 규칙 다섯 가지 작성, 사회자와 공유
- 경품을 추첨 순서대로 입력, 1등 경품은 마지막
- 행사장에서 쓸 노트북으로 리허설 완료
- 핫스팟, 전원 케이블, HDMI 어댑터를 가방에
- 자리에 없는 당첨자 대기 시간 합의
- 수령 데스크와 당첨자 목록 준비
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