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So führen Sie eine Verlosung bei der Jahresfeier durch, Schritt für Schritt

Ein Schritt-für-Schritt-Plan für die Verlosung beim Firmendinner: Gästeliste, Regeln, Probe, Ablauf auf der Bühne, abwesende Gewinner und Preisübergabe.

Die Verlosung ist der Teil der Jahresfeier, auf den die Gäste am meisten warten. Sie ist auch der Teil, der am häufigsten schiefgeht: ein Name, den niemand lesen kann, ein Gewinner, der schon nach Hause gegangen ist, eine Ziehung, die abgesprochen wirkt, oder vierzig Minuten Preise, die den Saal leeren. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie die Ziehung selbst durchführen, von vier Wochen vorher bis zum letzten Preis. Was Sie verlosen können, finden Sie in unseren Preisideen für die Verlosung.

Vier Wochen vorher: die Gästeliste

Alles beginnt mit einer sauberen Liste. Bitten Sie die Personalabteilung um die endgültige Liste als Excel- oder CSV-Datei, eine Person pro Zeile.

  • Den vollen Namen, wie ihn die Leute kennen, nicht nur den Namen im Pass. „Kenji Watanabe“ ist gut; „WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)“ kann kein Moderator vorlesen.
  • Eine zweite Spalte, um zwei Personen mit gleichem Namen zu unterscheiden: Personalnummer, Abteilung oder die letzten vier Ziffern der Telefonnummer.
  • Die Tischnummer, wenn es einen Sitzplan gibt. So findet der Moderator den Gewinner schneller.

Entfernen Sie dann, was nicht hineingehört: Dubletten, Leute, die das Unternehmen verlassen haben, und die Testnamen vom letzten Jahr.

Vier Wochen vorher: die Regeln

Schreiben Sie die Regeln in fünf Zeilen auf und teilen Sie sie mit dem Orga-Team und dem Moderator. Die meisten Diskussionen am Abend entstehen aus Regeln, die nie vereinbart wurden.

  1. Wer nimmt teil: alle Mitarbeitenden oder nur die Anwesenden? Sind Geschäftsführung, Orga-Team und Moderator dabei?
  2. Ein Preis pro Person, oder darf ein Name zweimal gezogen werden?
  3. Muss der Gewinner im Saal sein?
  4. Wie viel Zeit hat der Gewinner, nach vorne zu kommen, bevor neu gezogen wird?
  5. Darf ein Preis getauscht oder an Kollegen weitergegeben werden?

Zwei Wochen vorher: einrichten

  1. Erstellen Sie das Event und fügen Sie eine Verlosung hinzu.
  2. Wählen Sie, wie die Namen hineinkommen. Laden Sie die Gästeliste hoch, oder schalten Sie die QR-Teilnahme ein, damit sich die Gäste am Tisch anmelden. Mit QR-Teilnahme können nur Anwesende gewinnen, was die meisten „Gewinner ist nicht da“-Momente verhindert.
  3. Legen Sie die Preise in der Reihenfolge an, in der Sie sie ziehen, vom kleinsten bis zum Hauptpreis, jeweils mit Bild und Anzahl.
  4. Wählen Sie das Aussehen der Leinwand und die Art, wie Namen enthüllt werden.
  5. Legen Sie fest, wer die Ziehung am Abend steuert. Eine Person mit Handy oder Laptop, die dort steht, wo sie Bühne und Leinwand sieht.

Eine Woche vorher: proben

Spielen Sie die ganze Verlosung einmal mit dem Orga-Team durch, auf demselben Laptop, den Sie zur Location mitnehmen.

  • Öffnen Sie die Leinwand auf diesem Laptop und schalten Sie auf Vollbild.
  • Steuern Sie vom Handy aus, das am Abend genutzt wird.
  • Ziehen Sie drei oder vier Testpreise, probieren Sie ein Neu-Ziehen aus und löschen Sie dann die Testgewinner.
  • Stoppen Sie einen Preis von Anfang bis Ende. Die meisten dauern mit dem Weg zur Bühne und dem Foto 60 bis 90 Sekunden. So wissen Sie, wie viele Preise in Ihr Zeitfenster passen.
  • Briefen Sie den Moderator: Reihenfolge der Preise, Regeln und was zu sagen ist, wenn niemand nach vorne kommt.

Am Tag selbst: der Technikcheck

Kommen Sie vor den Gästen und erledigen Sie Folgendes der Reihe nach.

  1. Schließen Sie den Laptop an den Beamer oder die LED-Wand an und prüfen Sie, ob das Bild die Leinwand füllt.
  2. Geben Sie dem Laptop wenn möglich eine eigene Internetverbindung, etwa einen Handy-Hotspot. Das WLAN der Location teilen sich Hunderte Handys, sobald das Dinner beginnt.
  3. Schalten Sie Ruhezustand und Benachrichtigungen am Laptop aus.
  4. Öffnen Sie den Wartebildschirm der Verlosung und lassen Sie ihn stehen.
  5. Legen Sie den QR-Code auf jeden Tisch, wenn sich die Gäste selbst anmelden, und testen Sie mit einem Handy aus der letzten Reihe.

Auf der Bühne: der Rhythmus jedes Preises

Eine Verlosung, die den Saal hält, hat bei jedem Preis denselben Rhythmus:

  1. Der Moderator nennt den Preis und, falls vorhanden, den Sponsor.
  2. Die Bedienperson wählt den Preis auf der Steuerung; er erscheint auf der Leinwand.
  3. Ziehen. Die Namen rotieren und der Gewinner erscheint.
  4. Der Moderator liest den Namen und die Abteilung oder den Tisch vor.
  5. Der Gewinner kommt nach vorne; Preis, Foto, Applaus.
  6. Erst dann den nächsten Preis wählen. Der Gewinner bleibt auf der Leinwand, bis Sie das tun, also hat der Fotograf Zeit.

Heben Sie den Hauptpreis für ganz zum Schluss auf und kündigen Sie ihn zu Beginn des Abends an. Er ist der Grund, warum die Leute bis zum Dessert bleiben.

Wenn der Gewinner nicht da ist

Vereinbaren Sie die Wartezeit vorab, meist 30 bis 60 Sekunden. Kommt niemand, drücken Sie vor allen Neu ziehen. Ein Neu-Ziehen auf der Leinwand wirkt fair; ein stiller Tausch am Bühnenrand nicht, selbst wenn er fair ist.

Wenn Ihre Regeln die Anwesenheit der Gewinner verlangen, sagen Sie das zu Beginn der Verlosung. Dann erwarten die Gäste das Neu-Ziehen und niemand fühlt sich betrogen.

Viele Preise, wenig Zeit

Bei 100 Gutscheinen ziehen Sie nicht jeden einzeln. Ziehen Sie eine ganze Stufe auf einmal: Die Gewinner erscheinen als Liste auf der Leinwand und die Gäste prüfen auf ihrem eigenen Handy. Bei den großen Preisen kehren Sie wieder zum Einzelziehen zurück. Zwanzig Minuten reichen für eine Verlosung, die sonst eine Stunde dauern würde.

Die Preisübergabe

Legen Sie fest, wer was übergibt. Kleine Preise werden am besten an einem Tisch nahe dem Ausgang mit der Gewinnerliste abgeholt; große Preise werden auf der Bühne fürs Foto übergeben. Bitten Sie die Gewinner, ihr Handy oder ihren Mitarbeiterausweis mitzubringen, damit der Tisch den Namen prüfen kann.

Nach dem Dinner

Exportieren Sie die Gewinnerliste für Personalabteilung, Buchhaltung und wer auch immer die Preise ausliefert, und bewahren Sie sie auf, bis jeder Preis abgeholt ist. Schicken Sie die Fotos am nächsten Morgen an die Kommunikationsabteilung, solange noch alle über den Abend sprechen.

Eine Checkliste zum Kopieren

  • Gästeliste bereinigt, mit einer zweiten Spalte zur Unterscheidung von Namen
  • Fünf Regeln aufgeschrieben und mit dem Moderator geteilt
  • Preise in Ziehungsreihenfolge angelegt, Hauptpreis zuletzt
  • Probe auf dem Laptop für die Location gemacht
  • Hotspot, Netzkabel und HDMI-Adapter in der Tasche
  • Wartezeit für abwesende Gewinner vereinbart
  • Abholtisch und Gewinnerliste bereit

Erst ausprobieren

Sie können in Yaypick kostenlos eine Verlosung mit bis zu 20 Personen durchführen, genug für eine vollständige Probe mit Ihrem Orga-Team. Sehen Sie sich an, wie die Verlosung auf der Leinwand funktioniert, oder testen Sie die kostenlose Verlosung mit einer kurzen Namensliste.

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