年次パーティーでの抽選会の進め方を順を追って解説
会社のパーティーで抽選会を行うためのステップごとの計画。ゲストリスト、ルール、リハーサル、ステージ上の進行、不在の当選者への対応、賞品の受け渡しまで。
抽選会は、年次パーティーでゲストがいちばん楽しみにしている時間です。そして、いちばん失敗しやすい時間でもあります。誰も読めない名前、もう帰ってしまった当選者、仕組まれているように見える抽選、会場を空っぽにしてしまう40分間の賞品発表。このガイドでは、4週間前から最後の賞品まで、抽選そのものの進め方を解説します。何を贈るかについては抽選会の賞品アイデアをご覧ください。
4週間前：ゲストリスト
すべてはきれいなリストから始まります。人事部に最終リストを、ExcelかCSVで1行に1人ずつもらいましょう。
- パスポート上の名前だけでなく、普段呼ばれている氏名を。「Kenji Watanabe」なら問題ありませんが、「WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)」は司会が読み上げられるものではありません。
- 同姓同名の人を区別する2列目：社員番号、部署、または電話番号の下4桁。
- 席次表があればテーブル番号も。司会が当選者をすぐに見つけられます。
次に、あってはならないものを消します。重複、退職者、そして去年のテスト用の名前です。
4週間前：ルール
ルールを5行で書き出し、幹事メンバーと司会に共有しましょう。当日の揉め事のほとんどは、決めていなかったルールから起こります。
- 抽選の対象は誰か：全社員か、出席者だけか？ 役員、幹事、司会は含むか？
- 1人1つまでか、同じ名前が2回出てもよいか？
- 当選者は会場にいなければならないか？
- 再抽選までに、当選者が登壇する時間はどれくらいか？
- 賞品の交換や同僚への譲渡はできるか？
2週間前：準備
- イベントを作成し、抽選会を追加します。
- 名前の登録方法を選びます。ゲストリストをアップロードするか、QRエントリーをオンにしてゲストがテーブルから参加できるようにします。QRエントリーなら会場にいる人しか当選しないので、「当選者がいない」場面のほとんどがなくなります。
- 抽選する順番に、いちばん小さい賞品から特賞まで、写真と数量をつけて賞品を追加します。
- 大画面のデザインと、名前の表示方法を選びます。
- 当日、誰が抽選を操作するかを決めます。スマホかノートPCを持った1人が、ステージと画面の両方が見える位置に立ちます。
1週間前：リハーサル
会場に持っていくのと同じノートPCで、幹事メンバーと一度、抽選を通しで行います。
- そのノートPCで大画面を開き、全画面表示にします。
- 当日使うスマホからコントローラーを操作します。
- テスト用の賞品を3〜4つ抽選し、再抽選も試してから、テストの当選者を消去します。
- 1つの賞品の始めから終わりまでの時間を計ります。登壇と写真撮影を含めて、たいてい60〜90秒です。これで持ち時間に何個の賞品が入るかが分かります。
- 司会に、賞品の順番、ルール、誰も登壇しないときに言うことを伝えます。
当日：技術チェック
ゲストより先に会場に入り、次の順番で行います。
- ノートPCをプロジェクターやLEDビジョンにつなぎ、映像が画面いっぱいに映るか確認します。
- できればノートPCに専用のネット回線を。スマホのテザリングなどです。ディナーが始まると、会場のWi-Fiは何百台ものスマホで共有されます。
- ノートPCのスリープと通知をオフにします。
- 抽選の待機画面を開き、そのままにしておきます。
- ゲストが自分で参加する場合はすべてのテーブルにQRコードを置き、会場のいちばん後ろから1台のスマホで試します。
ステージ上：賞品ごとのリズム
会場を引きつける抽選は、どの賞品でも同じリズムで進みます。
- 司会が賞品と、あれば提供者を紹介します。
- 操作担当がコントローラーで賞品を選ぶと、大画面に表示されます。
- 抽選。名前が回り、当選者が表示されます。
- 司会が名前と部署またはテーブルを読み上げます。
- 当選者が登壇し、賞品の授与と写真撮影、拍手。
- そこで初めて次の賞品を選びます。選ぶまで当選者は画面に表示されたままなので、カメラマンに時間の余裕ができます。
特賞はいちばん最後に取っておき、パーティーの冒頭で発表しましょう。それがデザートまで人が残る理由になります。
当選者がいないとき
待ち時間を事前に決めておきます。通常は30〜60秒です。誰も来なければ、全員の前で「再抽選」を押します。大画面での再抽選は公平に見えますが、ステージ脇でこっそり入れ替えると、実際には公平でもそう見えません。
ルールで当選者の出席を条件にしているなら、抽選の始めにそう伝えましょう。ゲストは再抽選があるものと思っているので、誰も不公平だと感じません。
賞品が多く、時間が少ないとき
配る商品券が100枚あるなら、1枚ずつ抽選しないでください。1つのクラスをまとめて抽選します。当選者は大画面に一覧で表示され、ゲストは自分のスマホで確認します。大きな賞品になったら、また1つずつに戻します。本来なら1時間かかる抽選も、20分で十分です。
賞品の受け渡し
誰が何を渡すかを決めておきます。小さな賞品は、出口近くの受付で当選者リストと照らして受け取ってもらうのがいちばんです。大きな賞品はステージで写真撮影とともに渡します。受付で名前を確認できるよう、当選者にはスマホか社員証を持ってきてもらいましょう。
パーティーの後
当選者リストをエクスポートして、人事、経理、賞品を届ける担当者に渡し、すべての賞品が受け取られるまで保管します。写真は翌朝、みんながまだその夜の話をしているうちに広報チームへ送りましょう。
コピーして使えるチェックリスト
- ゲストリストを整理し、名前を区別する2列目を追加した
- ルールを5つ書き出し、司会に共有した
- 賞品を抽選順に登録し、特賞を最後にした
- 会場で使うノートPCでリハーサルをした
- テザリング用スマホ、電源ケーブル、HDMIアダプターをかばんに入れた
- 不在の当選者を待つ時間を決めた
- 受け渡し用の受付と当選者リストを用意した
まずは試してみる
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