Como fazer um sorteio no jantar anual, passo a passo

Um plano passo a passo para o sorteio de um jantar de empresa: lista de convidados, regras, ensaio, roteiro no palco, ganhadores ausentes e entrega dos prêmios.

O sorteio é a parte do jantar anual que os convidados mais esperam. Também é a que mais dá errado: um nome que ninguém consegue ler, um ganhador que já foi para casa, um sorteio que parece armado ou quarenta minutos de prêmios que esvaziam o salão. Este guia é sobre como conduzir o sorteio em si, de quatro semanas antes até o último prêmio. Para saber o que dar, veja nossas ideias de prêmios para o sorteio.

Quatro semanas antes: a lista de convidados

Tudo começa com uma lista limpa. Peça ao RH a lista final em Excel ou CSV, uma pessoa por linha.

O nome completo como as pessoas conhecem, não só o do passaporte. "Kenji Watanabe" está ótimo; "WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)" não é algo que um apresentador consiga ler em voz alta.
Uma segunda coluna que diferencie duas pessoas com o mesmo nome: matrícula, departamento ou os quatro últimos dígitos do telefone.
O número da mesa, se houver mapa de mesas. Ajuda o apresentador a encontrar o ganhador rapidamente.

Depois tire o que não deveria estar lá: duplicados, pessoas que saíram da empresa e os nomes de teste do ano passado.

Quatro semanas antes: as regras

Escreva as regras em cinco linhas e compartilhe com o comitê e o apresentador. A maioria das discussões na noite vem de regras que nunca foram combinadas.

Quem participa do sorteio: todos os funcionários ou só os presentes? Diretores, comitê organizador e apresentador entram?
Um prêmio por pessoa, ou um nome pode sair duas vezes?
O ganhador precisa estar no salão?
Quanto tempo o ganhador tem para subir antes de um novo sorteio?
Um prêmio pode ser trocado ou dado a um colega?

Duas semanas antes: monte tudo

Crie o evento e adicione um sorteio.
Escolha como os nomes entram. Envie a lista de convidados, ou ative a entrada por QR para os convidados entrarem pela mesa. Com a entrada por QR, só quem está no salão pode ganhar, o que elimina quase todos os momentos de "o ganhador não está aqui".
Adicione os prêmios na ordem em que serão sorteados, do menor ao grande prêmio, cada um com uma foto e a quantidade.
Escolha o visual do telão e como os nomes são revelados.
Decida quem conduz o sorteio na noite. Uma pessoa com celular ou notebook, de pé onde consiga ver o palco e o telão.

Uma semana antes: ensaie

Faça o sorteio completo uma vez com o comitê, no mesmo notebook que vai levar ao local.

Abra o telão nesse notebook e coloque em tela cheia.
Conduza o controle pelo celular que será usado na noite.
Sorteie três ou quatro prêmios de teste, experimente sortear de novo e depois apague os ganhadores de teste.
Cronometre um prêmio do começo ao fim. A maioria leva de 60 a 90 segundos com a caminhada até o palco e a foto, o que mostra quantos prêmios cabem no seu horário.
Oriente o apresentador: a ordem dos prêmios, as regras e o que dizer se ninguém subir.

No dia: a checagem técnica

Chegue antes dos convidados e faça isto na ordem.

Conecte o notebook ao projetor ou ao painel de LED e confira se a imagem preenche a tela.
Se puder, dê ao notebook uma conexão de internet própria, como o roteador do celular. O Wi-Fi do local é dividido por centenas de celulares assim que o jantar começa.
Desative a suspensão e as notificações do notebook.
Abra a tela de espera do sorteio e deixe-a lá.
Coloque o QR code em todas as mesas se os convidados entrarem sozinhos, e teste com um celular do fundo do salão.

No palco: o ritmo de cada prêmio

Um sorteio que segura o salão tem o mesmo ritmo em cada prêmio:

O apresentador anuncia o prêmio e o patrocinador, se houver.
O operador escolhe o prêmio no controle; ele aparece no telão.
Sorteio. Os nomes giram e o ganhador aparece.
O apresentador lê o nome e o departamento ou a mesa.
O ganhador sobe; prêmio e foto; aplausos.
Só então escolha o próximo prêmio. O ganhador fica no telão até você fazer isso, então o fotógrafo tem tempo.

Guarde o grande prêmio para o finalzinho e anuncie-o no começo da noite. É o motivo para as pessoas ficarem até a sobremesa.

Quando o ganhador não está

Combinem o tempo de espera antes, normalmente de 30 a 60 segundos. Se ninguém vier, aperte Sortear de novo na frente de todos. Um novo sorteio no telão parece justo; uma troca discreta na lateral do palco não, mesmo quando é.

Se as suas regras dizem que o ganhador precisa estar presente, avise no início do sorteio. Assim os convidados já esperam o novo sorteio e ninguém se sente enganado.

Muitos prêmios, pouco tempo

Com 100 vales para distribuir, não sorteie um por um. Sorteie um nível inteiro de uma vez: os ganhadores aparecem em lista no telão e os convidados conferem no próprio celular. Depois volte ao um por um para os prêmios grandes. Vinte minutos bastam para um sorteio que, de outro jeito, levaria uma hora.

A entrega dos prêmios

Decida quem entrega o quê. Os prêmios pequenos funcionam melhor retirados em um balcão perto da saída, com a lista de ganhadores; os grandes são entregues no palco para a foto. Peça aos ganhadores que levem o celular ou o crachá para o balcão conferir o nome.

Depois do jantar

Exporte a lista de ganhadores para o RH, o financeiro e quem for entregar os prêmios, e guarde-a até que cada prêmio seja retirado. Mande as fotos para a equipe de comunicação na manhã seguinte, enquanto as pessoas ainda falam da noite.

Um checklist para copiar

Lista de convidados limpa, com uma segunda coluna para diferenciar nomes
Cinco regras escritas e compartilhadas com o apresentador
Prêmios cadastrados na ordem do sorteio, grande prêmio por último
Ensaio feito no notebook do local
Roteador do celular, cabo de energia e adaptador HDMI na mochila
Tempo de espera para ganhadores ausentes combinado
Balcão de retirada e lista de ganhadores prontos

Teste antes

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