Cách tổ chức quay số trúng thưởng tại tiệc tất niên, từng bước một
Kế hoạch từng bước cho phần quay số trúng thưởng ở tiệc công ty: danh sách khách, luật chơi, tập dượt, trình tự trên sân khấu, người trúng vắng mặt và trao giải.
Quay số trúng thưởng là phần khách mong chờ nhất trong tiệc tất niên. Đó cũng là phần hay gặp trục trặc nhất: một cái tên không ai đọc được, người trúng đã về nhà, lượt quay trông như được sắp đặt, hoặc bốn mươi phút trao quà khiến sảnh vắng dần. Hướng dẫn này nói về cách tổ chức chính phần quay số, từ bốn tuần trước đến giải cuối cùng. Về việc tặng gì, hãy xem ý tưởng giải thưởng quay số của chúng tôi.
Bốn tuần trước: danh sách khách
Mọi thứ bắt đầu từ một danh sách sạch. Xin phòng nhân sự danh sách cuối cùng dạng file Excel hoặc CSV, mỗi người một dòng.
- Họ tên mà mọi người thường gọi, không chỉ tên trên hộ chiếu. "Kenji Watanabe" thì được; "WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)" không phải thứ MC có thể đọc to.
- Một cột thứ hai để phân biệt hai người trùng tên: mã nhân viên, phòng ban hoặc bốn số cuối điện thoại.
- Số bàn, nếu có sơ đồ chỗ ngồi. Giúp MC tìm người trúng nhanh hơn.
Sau đó xóa những gì không nên có: tên trùng lặp, người đã nghỉ việc và các tên thử nghiệm từ năm ngoái.
Bốn tuần trước: luật chơi
Viết luật trong năm dòng và gửi cho ban tổ chức và MC. Phần lớn tranh cãi trong đêm tiệc đến từ những luật chưa từng được thống nhất.
- Ai được tham gia: toàn bộ nhân viên, hay chỉ người có mặt? Ban giám đốc, ban tổ chức và MC có được tham gia không?
- Mỗi người một giải, hay một cái tên có thể trúng hai lần?
- Người trúng có phải có mặt trong sảnh không?
- Người trúng có bao lâu để lên nhận trước khi quay lại?
- Có được đổi giải hoặc nhường cho đồng nghiệp không?
Hai tuần trước: thiết lập
- Tạo sự kiện và thêm phần quay số trúng thưởng.
- Chọn cách đưa tên vào. Tải danh sách khách lên, hoặc bật đăng ký bằng QR để khách tham gia ngay tại bàn. Với đăng ký QR chỉ người trong sảnh mới trúng được, nên phần lớn tình huống "người trúng không có mặt" biến mất.
- Thêm giải thưởng theo thứ tự sẽ quay, từ giải nhỏ nhất đến giải đặc biệt, mỗi giải kèm hình ảnh và số lượng.
- Chọn giao diện màn hình lớn và cách công bố tên.
- Quyết định ai điều khiển quay số trong đêm. Một người với điện thoại hoặc laptop, đứng ở chỗ nhìn được cả sân khấu và màn hình.
Một tuần trước: tập dượt
Chạy toàn bộ phần quay số một lần với ban tổ chức, trên đúng chiếc laptop sẽ mang đến địa điểm.
- Mở màn hình lớn trên laptop đó và chuyển sang toàn màn hình.
- Điều khiển từ chiếc điện thoại sẽ dùng trong đêm.
- Quay thử ba hoặc bốn giải, thử quay lại, rồi xóa người trúng thử.
- Bấm giờ một giải từ đầu đến cuối. Phần lớn mất 60 đến 90 giây kể cả lúc bước lên sân khấu và chụp ảnh, nhờ đó bạn biết khung giờ của mình chứa được bao nhiêu giải.
- Dặn MC: thứ tự giải, luật chơi và nói gì nếu không ai bước lên.
Trong ngày: kiểm tra kỹ thuật
Đến trước khách và làm những việc sau theo thứ tự.
- Nối laptop với máy chiếu hoặc màn hình LED và kiểm tra hình ảnh lấp đầy màn hình.
- Cho laptop kết nối internet riêng nếu có thể, như điểm phát sóng từ điện thoại. Khi bữa tiệc bắt đầu, Wi-Fi của địa điểm bị hàng trăm điện thoại dùng chung.
- Tắt chế độ ngủ và thông báo trên laptop.
- Mở màn hình chờ của phần quay số và để yên đó.
- Đặt mã QR trên mọi bàn nếu khách tự tham gia, và thử bằng một điện thoại từ cuối sảnh.
Trên sân khấu: nhịp điệu của mỗi giải
Lượt quay giữ chân được cả sảnh có cùng một nhịp cho mỗi giải:
- MC giới thiệu giải và nhà tài trợ, nếu có.
- Người điều khiển chọn giải trên bộ điều khiển; giải hiện lên màn hình lớn.
- Quay. Tên chạy và người trúng xuất hiện.
- MC đọc tên và phòng ban hoặc số bàn.
- Người trúng bước lên; trao giải và chụp ảnh; vỗ tay.
- Chỉ khi đó mới chọn giải tiếp theo. Người trúng vẫn ở trên màn hình cho đến lúc bạn chọn, nên nhiếp ảnh gia có đủ thời gian.
Giữ giải đặc biệt đến cuối cùng và công bố ngay đầu đêm. Đó là lý do mọi người ở lại đến món tráng miệng.
Khi người trúng không có mặt
Thống nhất thời gian chờ từ trước, thường 30 đến 60 giây. Nếu không ai đến, bấm Quay lại trước mặt mọi người. Quay lại trên màn hình lớn trông công bằng; một lần đổi người lặng lẽ bên cánh gà thì không, kể cả khi nó thật sự công bằng.
Nếu luật của bạn yêu cầu người trúng phải có mặt, hãy nói rõ khi bắt đầu quay số. Khách sẽ biết trước sẽ có lượt quay lại và không ai thấy bị lừa.
Nhiều giải, ít thời gian
Với 100 phiếu quà tặng cần trao, đừng quay từng phiếu. Quay cả một bậc một lần: người trúng hiện thành danh sách trên màn hình lớn và khách tự kiểm tra trên điện thoại. Rồi quay lại từng giải một cho các giải lớn. Hai mươi phút là đủ cho phần quay số mà nếu không sẽ mất cả tiếng.
Trao giải
Quyết định ai trao giải nào. Giải nhỏ nên nhận tại quầy gần lối ra cùng danh sách người trúng; giải lớn trao trên sân khấu để chụp ảnh. Nhờ người trúng mang theo điện thoại hoặc thẻ nhân viên để quầy kiểm tra tên.
Sau bữa tiệc
Xuất danh sách người trúng cho phòng nhân sự, kế toán và người giao quà, và lưu lại đến khi mọi giải đều được nhận. Gửi ảnh cho bộ phận truyền thông vào sáng hôm sau, khi mọi người vẫn còn bàn về đêm tiệc.
Danh sách kiểm tra để sao chép
- Danh sách khách đã làm sạch, có cột thứ hai để phân biệt tên
- Năm luật đã viết và gửi cho MC
- Giải thưởng đã nhập theo thứ tự quay, giải đặc biệt cuối cùng
- Đã tập dượt trên laptop mang đến địa điểm
- Điểm phát sóng, dây sạc và cổng chuyển HDMI trong túi
- Đã thống nhất thời gian chờ cho người trúng vắng mặt
- Quầy nhận giải và danh sách người trúng sẵn sàng
Thử trước
Bạn có thể quay số trúng thưởng trong Yaypick miễn phí với tối đa 20 người, đủ để tập dượt trọn vẹn cùng ban tổ chức. Xem cách quay số trên màn hình lớn, hoặc thử quay số miễn phí với một danh sách tên ngắn.