Comment organiser un tirage au sort au dîner annuel, étape par étape

Un plan étape par étape pour le tirage au sort d’un dîner d’entreprise : liste des invités, règles, répétition, déroulé sur scène, gagnants absents et remise des lots.

Le tirage au sort est le moment du dîner annuel que les invités attendent le plus. C’est aussi celui qui tourne le plus souvent mal : un nom que personne n’arrive à lire, un gagnant déjà rentré chez lui, un tirage qui a l’air truqué, ou quarante minutes de lots qui vident la salle. Ce guide explique comment mener le tirage lui-même, de quatre semaines avant jusqu’au dernier lot. Pour savoir quoi offrir, consultez nos idées de lots pour le tirage au sort.

Quatre semaines avant : la liste des invités

Tout commence par une liste propre. Demandez aux RH la liste définitive en fichier Excel ou CSV, une personne par ligne.

Le nom complet tel que les gens le connaissent, pas seulement celui du passeport. « Kenji Watanabe », c’est parfait ; « WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213) » n’est pas quelque chose qu’un animateur peut lire à voix haute.
Une deuxième colonne pour distinguer deux homonymes : matricule, service ou les quatre derniers chiffres du téléphone.
Le numéro de table, si vous avez un plan de table. Cela aide l’animateur à trouver vite le gagnant.

Retirez ensuite ce qui ne devrait pas y être : les doublons, les personnes qui ont quitté l’entreprise et les noms de test de l’an dernier.

Quatre semaines avant : les règles

Écrivez les règles en cinq lignes et partagez-les avec le comité et l’animateur. La plupart des disputes du soir J viennent de règles qui n’ont jamais été fixées.

Qui participe : tout le personnel, ou seulement les présents ? Les dirigeants, le comité d’organisation et l’animateur sont-ils inclus ?
Un lot par personne, ou un nom peut-il sortir deux fois ?
Le gagnant doit-il être dans la salle ?
Combien de temps a-t-il pour monter avant un nouveau tirage ?
Un lot peut-il être échangé ou donné à un collègue ?

Deux semaines avant : la mise en place

Créez l’événement et ajoutez un tirage au sort.
Choisissez comment les noms entrent. Importez la liste des invités, ou activez l’inscription par QR pour que les invités rejoignent depuis leur table. Avec l’inscription par QR, seules les personnes présentes peuvent gagner, ce qui supprime la plupart des moments « le gagnant n’est pas là ».
Ajoutez les lots dans l’ordre du tirage, du plus petit au gros lot, chacun avec une photo et sa quantité.
Choisissez l’apparence du grand écran et la façon dont les noms sont révélés.
Décidez qui pilote le tirage le soir J. Une seule personne avec un téléphone ou un ordinateur portable, placée là où elle voit à la fois la scène et l’écran.

Une semaine avant : la répétition

Faites tout le tirage une fois avec le comité, sur l’ordinateur portable que vous apporterez sur place.

Ouvrez le grand écran sur cet ordinateur et passez en plein écran.
Pilotez depuis le téléphone qui servira le soir J.
Tirez trois ou quatre lots de test, essayez un nouveau tirage, puis effacez les gagnants de test.
Chronométrez un lot du début à la fin. La plupart prennent 60 à 90 secondes avec la montée sur scène et la photo, ce qui vous dit combien de lots tiennent dans votre créneau.
Briefez l’animateur : l’ordre des lots, les règles et ce qu’il faut dire si personne ne monte.

Le jour J : la vérification technique

Arrivez avant les invités et faites ceci dans l’ordre.

Branchez l’ordinateur au vidéoprojecteur ou au mur LED et vérifiez que l’image remplit l’écran.
Donnez-lui sa propre connexion internet si possible, comme un partage de connexion depuis un téléphone. Le wifi du lieu est partagé par des centaines de téléphones dès que le dîner commence.
Désactivez la mise en veille et les notifications de l’ordinateur.
Ouvrez l’écran d’attente du tirage et laissez-le affiché.
Mettez le QR code sur chaque table si les invités s’inscrivent eux-mêmes, et testez avec un téléphone depuis le fond de la salle.

Sur scène : le rythme de chaque lot

Un tirage qui tient la salle a le même rythme pour chaque lot :

L’animateur présente le lot et son sponsor, s’il y en a un.
L’opérateur choisit le lot sur la télécommande ; il s’affiche sur le grand écran.
Tirage. Les noms défilent et le gagnant apparaît.
L’animateur lit le nom et le service ou la table.
Le gagnant monte ; remise du lot, photo, applaudissements.
Seulement alors, choisissez le lot suivant. Le gagnant reste à l’écran jusque-là, le photographe a donc le temps.

Gardez le gros lot pour la toute fin et annoncez-le dès le début de la soirée. C’est la raison pour laquelle les gens restent jusqu’au dessert.

Quand le gagnant n’est pas là

Convenez du temps d’attente à l’avance, en général 30 à 60 secondes. Si personne ne vient, appuyez sur Nouveau tirage devant tout le monde. Un nouveau tirage sur grand écran paraît équitable ; un échange discret sur le côté de la scène, non, même quand il l’est.

Si vos règles exigent que les gagnants soient présents, dites-le au début du tirage. Les invités s’attendent alors au nouveau tirage et personne ne se sent floué.

Beaucoup de lots, peu de temps

Avec 100 bons d’achat à distribuer, ne les tirez pas un par un. Tirez tout un palier d’un coup : les gagnants s’affichent en liste sur le grand écran et chacun vérifie sur son téléphone. Revenez ensuite au un par un pour les gros lots. Vingt minutes suffisent pour un tirage qui, sinon, prendrait une heure.

La remise des lots

Décidez qui remet quoi. Les petits lots se récupèrent mieux à un comptoir près de la sortie, avec la liste des gagnants ; les gros lots sont remis sur scène pour la photo. Demandez aux gagnants d’apporter leur téléphone ou leur badge pour que le comptoir puisse vérifier le nom.

Après le dîner

Exportez la liste des gagnants pour les RH, la comptabilité et la personne qui livre les lots, et gardez-la jusqu’à ce que chaque lot soit récupéré. Envoyez les photos à l’équipe communication le lendemain matin, pendant qu’on parle encore de la soirée.

Une check-list à copier

Liste des invités nettoyée, avec une deuxième colonne pour distinguer les noms
Cinq règles écrites et transmises à l’animateur
Lots saisis dans l’ordre du tirage, gros lot en dernier
Répétition faite sur l’ordinateur du jour J
Partage de connexion, câble d’alimentation et adaptateur HDMI dans le sac
Temps d’attente pour les gagnants absents convenu
Comptoir de retrait et liste des gagnants prêts

Essayez d’abord

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