Cara menjalankan undian berhadiah di gala dinner tahunan, langkah demi langkah
Rencana langkah demi langkah untuk undian berhadiah di makan malam perusahaan: daftar tamu, aturan, gladi, susunan acara di panggung, pemenang yang tidak hadir, dan penyerahan hadiah.
Undian berhadiah adalah bagian gala dinner tahunan yang paling ditunggu tamu. Ini juga bagian yang paling sering bermasalah: nama yang tidak bisa dibaca siapa pun, pemenang yang sudah pulang, undian yang terlihat diatur, atau empat puluh menit pembagian hadiah yang membuat ruangan kosong. Panduan ini membahas cara menjalankan undiannya sendiri, dari empat minggu sebelumnya sampai hadiah terakhir. Untuk ide hadiah, lihat ide hadiah undian kami.
Empat minggu sebelumnya: daftar tamu
Semuanya dimulai dari daftar yang rapi. Minta daftar final dari HR dalam file Excel atau CSV, satu orang per baris.
- Nama lengkap seperti yang dikenal orang, bukan hanya nama di paspor. "Kenji Watanabe" tidak masalah; "WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)" bukan sesuatu yang bisa dibacakan MC.
- Kolom kedua untuk membedakan dua orang dengan nama yang sama: ID karyawan, departemen, atau empat digit terakhir nomor telepon.
- Nomor meja, kalau ada denah tempat duduk. Ini membantu MC menemukan pemenang dengan cepat.
Lalu hapus yang tidak seharusnya ada: nama ganda, orang yang sudah keluar dari perusahaan, dan nama uji coba dari tahun lalu.
Empat minggu sebelumnya: aturan
Tulis aturan dalam lima baris dan bagikan kepada panitia dan MC. Kebanyakan perdebatan di malam acara berasal dari aturan yang tidak pernah disepakati.
- Siapa yang ikut undian: semua karyawan, atau hanya yang hadir? Apakah direktur, panitia, dan MC ikut?
- Satu hadiah per orang, atau satu nama boleh keluar dua kali?
- Apakah pemenang harus ada di ruangan?
- Berapa lama waktu pemenang untuk maju sebelum diundi ulang?
- Bolehkah hadiah ditukar atau diberikan kepada rekan kerja?
Dua minggu sebelumnya: persiapan
- Buat acara dan tambahkan undian berhadiah.
- Pilih cara nama masuk. Unggah daftar tamu, atau aktifkan pendaftaran QR supaya tamu bergabung dari mejanya. Dengan pendaftaran QR hanya orang di ruangan yang bisa menang, jadi sebagian besar momen "pemenang tidak ada" hilang.
- Tambahkan hadiah sesuai urutan pengundian, dari yang terkecil sampai hadiah utama, masing-masing dengan gambar dan jumlahnya.
- Pilih tampilan layar besar dan cara nama diungkap.
- Tentukan siapa yang menjalankan undian pada malam itu. Satu orang dengan ponsel atau laptop, berdiri di tempat yang bisa melihat panggung dan layar.
Seminggu sebelumnya: gladi
Jalankan seluruh undian sekali bersama panitia, dengan laptop yang sama yang akan dibawa ke venue.
- Buka layar besar di laptop itu dan ubah ke layar penuh.
- Jalankan pengendali dari ponsel yang akan dipakai pada malam itu.
- Undi tiga atau empat hadiah uji coba, coba undi ulang, lalu hapus pemenang uji coba.
- Hitung waktu satu hadiah dari awal sampai akhir. Kebanyakan memakan 60 sampai 90 detik termasuk berjalan ke panggung dan berfoto, jadi Anda tahu berapa hadiah yang muat di slot Anda.
- Beri pengarahan kepada MC: urutan hadiah, aturan, dan apa yang harus dikatakan kalau tidak ada yang maju.
Pada hari acara: pemeriksaan teknis
Datang sebelum tamu dan lakukan ini secara berurutan.
- Sambungkan laptop ke proyektor atau layar LED dan pastikan gambar memenuhi layar.
- Beri laptop koneksi internet sendiri jika bisa, seperti hotspot ponsel. Wi-Fi venue dipakai bersama ratusan ponsel begitu makan malam dimulai.
- Matikan mode tidur dan notifikasi di laptop.
- Buka layar tunggu undian dan biarkan di sana.
- Taruh kode QR di setiap meja kalau tamu bergabung sendiri, dan coba satu ponsel dari bagian belakang ruangan.
Di panggung: ritme setiap hadiah
Undian yang menjaga perhatian ruangan punya ritme yang sama untuk setiap hadiah:
- MC menyebutkan hadiah dan sponsornya, kalau ada.
- Operator memilih hadiah di pengendali; hadiah tampil di layar besar.
- Undi. Nama-nama berputar dan pemenang muncul.
- MC membacakan nama dan departemen atau meja.
- Pemenang maju; hadiah dan foto; tepuk tangan.
- Baru setelah itu pilih hadiah berikutnya. Pemenang tetap di layar sampai Anda melakukannya, jadi fotografer punya waktu.
Simpan hadiah utama untuk paling akhir dan umumkan di awal acara. Itulah alasan orang bertahan sampai dessert.
Kalau pemenang tidak ada
Sepakati waktu tunggu sebelumnya, biasanya 30 sampai 60 detik. Kalau tidak ada yang datang, tekan Undi ulang di depan semua orang. Undi ulang di layar besar terlihat adil; penggantian diam-diam di samping panggung tidak, meskipun sebenarnya adil.
Kalau aturan Anda menyatakan pemenang harus hadir, sampaikan di awal undian. Tamu jadi menduga akan ada undi ulang dan tidak ada yang merasa dicurangi.
Banyak hadiah, sedikit waktu
Dengan 100 voucher untuk dibagikan, jangan undi satu per satu. Undi satu tingkat sekaligus: pemenang muncul sebagai daftar di layar besar dan tamu mengecek ponsel masing-masing. Lalu kembali ke satu per satu untuk hadiah besar. Dua puluh menit sudah cukup untuk undian yang kalau tidak begitu bisa memakan satu jam.
Menyerahkan hadiah
Tentukan siapa menyerahkan apa. Hadiah kecil sebaiknya diambil di meja dekat pintu keluar dengan daftar pemenang; hadiah besar diserahkan di panggung untuk berfoto. Minta pemenang membawa ponsel atau kartu karyawan supaya petugas bisa mengecek nama.
Setelah makan malam
Ekspor daftar pemenang untuk HR, keuangan, dan siapa pun yang mengirim hadiah, dan simpan sampai setiap hadiah diambil. Kirim foto ke tim komunikasi keesokan paginya, selagi orang masih membicarakan malam itu.
Daftar periksa untuk disalin
- Daftar tamu sudah dirapikan, dengan kolom kedua untuk membedakan nama
- Lima aturan ditulis dan dibagikan kepada MC
- Hadiah dimasukkan sesuai urutan pengundian, hadiah utama paling akhir
- Gladi dilakukan di laptop yang dibawa ke venue
- Hotspot, kabel daya, dan adaptor HDMI ada di tas
- Waktu tunggu untuk pemenang yang tidak hadir sudah disepakati
- Meja pengambilan hadiah dan daftar pemenang siap
Coba dulu
Anda bisa menjalankan undian berhadiah di Yaypick gratis hingga 20 orang, cukup untuk gladi lengkap bersama panitia. Lihat cara kerja undian berhadiah di layar besar, atau coba undian gratis dengan daftar nama yang pendek.