Cómo hacer un sorteo en la cena anual, paso a paso
Un plan paso a paso para el sorteo de una cena de empresa: lista de invitados, reglas, ensayo, orden en el escenario, ganadores ausentes y entrega de premios.
El sorteo es la parte de la cena anual que más esperan los invitados. También es la que más a menudo sale mal: un nombre que nadie sabe leer, un ganador que ya se fue a casa, un sorteo que parece amañado o cuarenta minutos de premios que vacían la sala. Esta guía trata de cómo hacer el sorteo en sí, desde cuatro semanas antes hasta el último premio. Para saber qué regalar, mira nuestras ideas de premios para el sorteo.
Cuatro semanas antes: la lista de invitados
Todo empieza con una lista limpia. Pide a RR. HH. la lista definitiva en Excel o CSV, una persona por fila.
- El nombre completo como lo conoce la gente, no solo el del pasaporte. "Kenji Watanabe" está bien; "WATANABE KENJI (HQ-FIN-0213)" no es algo que un presentador pueda leer en voz alta.
- Una segunda columna para distinguir a dos personas con el mismo nombre: número de empleado, departamento o los cuatro últimos dígitos del teléfono.
- El número de mesa, si hay plano de mesas. Ayuda al presentador a encontrar rápido al ganador.
Luego quita lo que no debería estar: duplicados, personas que ya dejaron la empresa y los nombres de prueba del año pasado.
Cuatro semanas antes: las reglas
Escribe las reglas en cinco líneas y compártelas con el comité y el presentador. La mayoría de las discusiones de la noche vienen de reglas que nunca se acordaron.
- ¿Quién entra en el sorteo: toda la plantilla o solo los presentes? ¿Entran los directivos, el comité organizador y el presentador?
- ¿Un premio por persona, o puede salir un nombre dos veces?
- ¿Tiene que estar el ganador en la sala?
- ¿Cuánto tiempo tiene el ganador para subir antes de volver a sortear?
- ¿Se puede cambiar un premio o regalárselo a un compañero?
Dos semanas antes: prepáralo
- Crea el evento y añade un sorteo.
- Elige cómo entran los nombres. Sube la lista de invitados, o activa la entrada por QR para que los invitados se apunten desde su mesa. Con la entrada por QR solo puede ganar quien está en la sala, lo que elimina casi todos los momentos de "el ganador no está".
- Añade los premios en el orden en que los sortearás, del más pequeño al gran premio, cada uno con una foto y cuántos hay.
- Elige el aspecto de la pantalla grande y cómo se revelan los nombres.
- Decide quién maneja el sorteo esa noche. Una persona con un móvil o un portátil, situada donde vea el escenario y la pantalla.
Una semana antes: ensaya
Haz el sorteo completo una vez con el comité, en el mismo portátil que llevarás al local.
- Abre la pantalla grande en ese portátil y ponla a pantalla completa.
- Maneja el control desde el móvil que se usará esa noche.
- Sortea tres o cuatro premios de prueba, prueba a volver a sortear y luego borra los ganadores de prueba.
- Cronometra un premio de principio a fin. La mayoría tardan de 60 a 90 segundos con el paseo hasta el escenario y la foto, lo que te dice cuántos premios caben en tu franja.
- Informa al presentador: el orden de los premios, las reglas y qué decir si nadie sube.
El día: la revisión técnica
Llega antes que los invitados y haz esto en orden.
- Conecta el portátil al proyector o a la pantalla LED y comprueba que la imagen llena la pantalla.
- Si puedes, da al portátil su propia conexión a internet, como un punto de acceso del móvil. El wifi del local lo comparten cientos de móviles en cuanto empieza la cena.
- Desactiva la suspensión y las notificaciones del portátil.
- Abre la pantalla de espera del sorteo y déjala ahí.
- Pon el código QR en todas las mesas si los invitados se apuntan solos, y prueba con un móvil desde el fondo de la sala.
En el escenario: el ritmo de cada premio
Un sorteo que mantiene a la sala tiene el mismo ritmo en cada premio:
- El presentador nombra el premio y el patrocinador, si lo hay.
- El operador elige el premio en el control; aparece en la pantalla grande.
- Sorteo. Los nombres giran y aparece el ganador.
- El presentador lee el nombre y el departamento o la mesa.
- El ganador sube; el premio y la foto; aplausos.
- Solo entonces eliges el siguiente premio. El ganador sigue en pantalla hasta que lo hagas, así el fotógrafo tiene tiempo.
Guarda el gran premio para el final del todo y anúncialo al principio de la noche. Es la razón por la que la gente se queda al postre.
Cuando el ganador no está
Acordad el tiempo de espera de antemano, normalmente de 30 a 60 segundos. Si nadie aparece, pulsa Volver a sortear delante de todos. Repetir el sorteo en la pantalla grande parece justo; un cambio discreto a un lado del escenario no, aunque lo sea.
Si tus reglas dicen que el ganador debe estar presente, dilo al empezar el sorteo. Así los invitados esperan la repetición y nadie se siente engañado.
Muchos premios, poco tiempo
Con 100 vales que repartir, no los sortees uno a uno. Sortea un nivel entero de una vez: los ganadores aparecen en una lista en la pantalla grande y los invitados lo comprueban en su propio móvil. Luego vuelve a ir de uno en uno con los premios grandes. Veinte minutos bastan para un sorteo que, si no, duraría una hora.
La entrega de premios
Decide quién entrega qué. Los premios pequeños se recogen mejor en un mostrador cerca de la salida con la lista de ganadores; los grandes se entregan en el escenario para la foto. Pide a los ganadores que lleven su móvil o su tarjeta de empleado para que en el mostrador puedan comprobar el nombre.
Después de la cena
Exporta la lista de ganadores para RR. HH., finanzas y quien entregue los premios, y guárdala hasta que se haya recogido cada premio. Envía las fotos al equipo de comunicación a la mañana siguiente, mientras la gente aún habla de la noche.
Una lista para copiar
- Lista de invitados limpia, con una segunda columna para distinguir nombres
- Cinco reglas escritas y compartidas con el presentador
- Premios introducidos en orden de sorteo, el gran premio al final
- Ensayo hecho en el portátil del local
- Punto de acceso, cable de corriente y adaptador HDMI en la mochila
- Tiempo de espera para ganadores ausentes acordado
- Mostrador de recogida y lista de ganadores preparados
Pruébalo primero
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