회사 송년회 체크리스트: 행사 당일까지 8주

송년회를 준비하는 인사팀과 준비위원회를 위한 주간 체크리스트: 예산, 장소와 음향·영상, 테마, 프로그램, 경품, 리허설, 당일, 그리고 그 이후.

대부분의 송년회는 본업이 따로 있는 준비위원회가 계획합니다. 일이 어렵지는 않지만 양이 많고, 대부분 슬그머니 다가오는 마감이 있습니다. 이 체크리스트는 일을 주 단위로 나눠 마지막 금요일에 몰리지 않게 해 줍니다. 테마, 진행 순서, 기억에 남는 순간을 다룬 송년회 아이디어의 "누가, 언제, 무엇을" 편입니다.

시작하기 전에: 준비위원회

위원마다 처음부터 끝까지 책임지는 영역을 하나씩 맡기세요. 함께 맡는 일은 잊히는 일입니다.

장소와 식사: 계약, 메뉴, 식단 제한, 좌석 배치.
프로그램: 진행 순서, 사회자, 공연, 연설.
게임과 경품: 경품 추첨, 투표, 퀴즈, 경품 수령.
소통: 일정 공지, 초대장, 리마인더, 행사 후 사진.
음향·영상과 화면: 프로젝터나 LED 전광판, 노트북, 음향, 인터넷.

한 사람이 위원장을 맡아 예산을 관리합니다. 일주일에 한 번 20분 회의면 충분합니다.

8주 전

예산 승인을 받고 구매 절차를 확인하세요. 견적서가 필요한지, 구매 요청서가 필요한지, 경품마다 승인이 필요한지.
날짜를 정하세요. 직원들의 출신 국가별 공휴일, 학교 방학, 회계연도 마감, 그 밖의 큰 회사 일정과 겹치지 않는지 확인하세요.
손님 명단을 정하세요. 직원만인지, 배우자나 파트너도인지? 계약직과 인턴은?
장소 세 곳을 추리고 모두에게 같은 질문을 하세요. 원형 테이블 수용 인원, 스크린이나 LED 크기, 프로젝터 밝기, 무대의 HDMI, 음향 시스템, 마이크, 노트북용 인터넷, 그리고 세팅을 위해 몇 시에 들어갈 수 있는지.

6주 전

장소를 예약하고 계약금을 내세요.
사회자와, 필요하면 밴드, DJ, 사진사를 예약하세요.
의상을 사지 않고도 차려입을 수 있는 테마를 고르세요. 베스트 드레서 상을 둘지, 부문은 무엇으로 할지 정하세요. 베스트 드레서 부문을 참고하세요.
날짜, 장소, 테마를 담은 일정 공지를 보내 의상과 아이 돌봄을 준비할 수 있게 하세요.

5주 전

프로그램 초안을 짜세요. 입장, 연설, 식사, 공연, 게임, 시상, 경품 추첨. 원형 테이블에 맞는 게임은 연례 만찬 게임에서 설명합니다.
어떤 순서를 대형 화면으로 진행할지, 당일 각각 누가 맡을지 정하세요.
많은 작은 경품부터 1등 경품 하나까지 사다리처럼 경품 목록을 짜기 시작하세요. 임원이나 부서에 일부 후원을 부탁하세요.
부서별 공연은 일찍 요청하세요. 가장 필요한 건 연습 시간입니다.

4주 전

초대장을 보내세요. 참석 여부, 식단 제한, 알레르기, 테이블 희망을 한 양식으로 받으세요.
경품 추첨과 투표를 위해 인사팀에서 직원 명단을 받으세요. 동명이인을 구분할 사번이나 부서도 함께.
이벤트를 준비하세요. 경품이 들어간 경품 추첨, 부문이 들어간 베스트 드레서 투표, 퀴즈 문제, 사진 월.
배송 시간이 필요한 경품과 시상용 트로피나 상장을 주문하세요.

3주 전

아직 답하지 않은 사람에게 연락하세요. 리마인더는 다섯 번이 아니라 한 번.
퀴즈 문제를 쓰거나 회사 파티 퀴즈 문제에서 고르세요.
경품 추첨 규칙을 정하세요. 대상자, 1인 1경품, 자리에 없는 당첨자. 공정한 경품 추첨 진행법을 참고하세요.

2주 전

장소에 최종 인원을 확정하세요.
좌석 배치를 마무리하고, 일부 테이블은 부서를 섞으세요.
행사장에서 쓸 노트북으로 모든 게임과 경품 추첨을 리허설하세요. 위원들은 휴대폰으로 참여합니다.
사회자에게 진행 순서, 발음하기 어려운 이름, 추첨 규칙을 알려 주세요.
연설 시간 제한을 진행표에 적고 연설자에게 알려 주세요.

1주 전

손님이 스캔해 참여하는 QR 코드가 들어간 테이블 카드를 인쇄하세요. 코드 하나로 이벤트의 모든 활동에 참여합니다.
장소에 가서 기술 점검을 하세요. 노트북을 프로젝터에 연결하고, 화면이 꽉 차는지 확인하고, 음향과 인터넷을 테스트하세요.
장비를 챙기세요. 노트북과 충전기, HDMI와 USB-C 어댑터, 핫스팟용 휴대폰, 인쇄한 진행표, 마이크 예비 배터리.
경품 데스크를 준비하세요. 누가 앉을지, 어떤 목록을 쓸지.

하루 전

경품을 추첨 순서대로 포장하고 라벨을 붙이세요.
쓸 휴대폰과 노트북을 모두 충전하세요.
손님들에게 짧은 리마인더를 보내세요. 시간, 장소, 드레스 코드, 주차.

당일

음향·영상 점검을 위해 두 시간 일찍 도착하세요.
대형 화면과 휴대폰의 컨트롤러를 열고 둘 다 연결됐는지 확인하세요.
손님이 도착하는 동안 사진과 축하 메시지 월을 화면에 띄우세요.
위원 한 명은 경품과 사진을 위해 무대 옆에, 한 명은 경품 데스크에 두세요.
진행표를 지키세요. 무언가 길어지면 게임 하나를 빼세요. 경품 추첨은 절대 빼지 마세요.

행사가 끝난 뒤

경품 수령을 위해 추첨 당첨자를, 경영진을 위해 이벤트 리포트를 내보내세요.
이틀 안에 가장 좋은 사진과 함께 감사 메시지를 보내세요.
기억이 생생할 때 두 문항짜리 양식으로 의견을 받으세요.
내년 준비위원회를 위해 한 페이지 메모를 남기세요. 잘된 것, 안 된 것, 든 비용.

무료로 체험해 보세요

이 체크리스트의 모든 게임이 Yaypick 이벤트 하나에서 진행되며, 20명까지 무료로 체험할 수 있어 준비위원회 리허설에 충분합니다. 준비가 되면 요금 페이지에서 실제 손님 수에 맞는 플랜을 고르세요.

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