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Checkliste für die Weihnachtsfeier im Unternehmen: 8 Wochen bis zum Abend

Eine Checkliste Woche für Woche für Personalabteilung und Orga-Teams, die die Jahresabschlussfeier planen: Budget, Location und Technik, Motto, Programm, Preise, Probe, der Tag selbst und danach.

Die meisten Jahresabschlussfeiern werden von einem Orga-Team geplant, das nebenbei noch seinen eigentlichen Job hat. Die Arbeit ist nicht schwer, aber es ist viel, und fast alles hat eine Frist, die sich anschleicht. Diese Checkliste teilt sie in Wochen auf, damit nichts am letzten Freitag landet. Sie ist das „Wer macht was, wann“-Gegenstück zu unseren Ideen für die Jahresabschlussfeier, in denen es um Motto, Ablauf und die Momente geht, an die man sich erinnert.

Bevor Sie anfangen: das Orga-Team

Geben Sie jedem Mitglied einen Bereich, den es von Anfang bis Ende verantwortet. Geteilte Aufgaben sind die, die vergessen werden.

  • Location und Essen: Vertrag, Menü, Ernährungswünsche, Sitzplan.
  • Programm: Ablauf, Moderation, Auftritte, Reden.
  • Spiele und Preise: Verlosung, Abstimmungen, Quiz, Preisausgabe.
  • Kommunikation: Save-the-Date, Einladung, Erinnerungen, Fotos danach.
  • Technik und Leinwände: Beamer oder LED-Wand, Laptop, Ton, Internet.

Eine Person leitet das Team und verwaltet das Budget. Treffen Sie sich einmal pro Woche für 20 Minuten; das reicht.

8 Wochen vorher

  • Lassen Sie das Budget genehmigen und klären Sie, wie Einkäufe laufen: Braucht es Angebote, eine Bestellanforderung oder eine Freigabe für jeden Preis?
  • Legen Sie das Datum fest. Gleichen Sie es mit den Feiertagen aller Länder ab, aus denen Ihre Mitarbeitenden kommen, mit Schulferien, dem Geschäftsjahresende und anderen großen Firmenterminen.
  • Entscheiden Sie über die Gästeliste: nur Mitarbeitende oder auch Partner? Externe und Praktikanten?
  • Wählen Sie drei Locations aus und stellen Sie allen dieselben Fragen: Kapazität mit runden Tischen, Größe von Leinwand oder LED-Wand, Helligkeit des Beamers, HDMI an der Bühne, Tonanlage, Mikrofone, Internet für einen Laptop und ab wann Sie zum Aufbau hineinkönnen.

6 Wochen vorher

  • Buchen Sie die Location und zahlen Sie die Anzahlung.
  • Buchen Sie die Moderation und, falls gewünscht, Band, DJ oder Fotograf.
  • Wählen Sie ein Motto, für das man sich anziehen kann, ohne ein Kostüm zu kaufen. Entscheiden Sie, ob es eine Best-Dressed-Auszeichnung gibt und welche Kategorien; siehe Best-Dressed-Kategorien.
  • Verschicken Sie ein Save-the-Date mit Datum, Ort und Motto, damit die Leute Outfit und Kinderbetreuung planen können.

5 Wochen vorher

  • Entwerfen Sie das Programm: Ankunft, Reden, Dinner, Auftritte, Spiele, Auszeichnungen, Verlosung. Unsere Spiele für die Jahresfeier erklären, welche Spiele an runden Tischen funktionieren.
  • Legen Sie fest, welche Teile auf der Leinwand laufen und wer welchen Teil am Abend steuert.
  • Beginnen Sie die Preisliste als Leiter, von vielen kleinen Preisen bis zu einem Hauptpreis. Bitten Sie Geschäftsführung oder Abteilungen, einige zu sponsern.
  • Fragen Sie die Abteilungen früh nach Auftritten; Probezeit ist das, was sie am meisten brauchen.

4 Wochen vorher

  • Verschicken Sie die Einladung. Erfassen Sie Teilnahme, Ernährungswünsche, Allergien und Tischwünsche in einem Formular.
  • Holen Sie sich von der Personalabteilung die Mitarbeiterliste für Verlosung und Abstimmungen, mit Personalnummer oder Abteilung, um gleiche Namen zu unterscheiden.
  • Richten Sie das Event ein: die Verlosung mit ihren Preisen, die Best-Dressed-Abstimmung mit ihren Kategorien, die Quizfragen und eine Fotowand.
  • Bestellen Sie Preise mit Lieferzeit sowie Pokale oder Urkunden für die Auszeichnungen.

3 Wochen vorher

2 Wochen vorher

  • Bestätigen Sie der Location die endgültige Personenzahl.
  • Stellen Sie den Sitzplan fertig und mischen Sie an einigen Tischen die Abteilungen.
  • Proben Sie jedes Spiel und die Verlosung auf dem Laptop, den Sie in der Location nutzen, während das Orga-Team am Handy mitspielt.
  • Briefen Sie die Moderation zu Ablauf, schwer auszusprechenden Namen und den Regeln der Verlosung.
  • Schreiben Sie die Redezeiten in den Ablaufplan und sagen Sie es den Rednern.

1 Woche vorher

  • Drucken Sie Tischkarten mit dem QR-Code, den die Gäste zum Mitmachen scannen. Ein Code gilt für alle Aktivitäten im Event.
  • Machen Sie einen Technikcheck vor Ort: Laptop an den Beamer, prüfen, ob das Bild die Leinwand füllt, Ton und Internet testen.
  • Packen Sie die Ausrüstung: Laptop und Ladegerät, HDMI- und USB-C-Adapter, ein Handy für den Hotspot, den gedruckten Ablauf, Ersatzbatterien für die Mikrofone.
  • Organisieren Sie die Preistheke: wer dort sitzt und mit welcher Liste.

Am Vortag

  • Verpacken und beschriften Sie die Preise in der Reihenfolge der Ziehung.
  • Laden Sie alle Handys und Laptops, die Sie nutzen.
  • Schicken Sie den Gästen eine kurze Erinnerung: Uhrzeit, Ort, Dresscode, Parken.

Am Tag selbst

  • Kommen Sie zwei Stunden früher für den Technikcheck.
  • Öffnen Sie die Leinwand und die Steuerung auf Ihrem Handy und prüfen Sie, ob beide verbunden sind.
  • Zeigen Sie die Foto- und Grußwand auf der Leinwand, während die Gäste ankommen.
  • Stellen Sie ein Teammitglied für Preise und Fotos an den Bühnenrand und eines an die Preistheke.
  • Halten Sie sich an den Ablauf. Wenn etwas länger dauert, streichen Sie ein Spiel, niemals die Verlosung.

Nach dem Abend

  • Exportieren Sie die Gewinner der Verlosung für die Preisausgabe und den Event-Bericht für die Geschäftsführung.
  • Schicken Sie innerhalb von zwei Tagen ein Dankeschön mit den besten Fotos.
  • Sammeln Sie Feedback mit einem Formular aus zwei Fragen, solange der Abend noch frisch ist.
  • Schreiben Sie eine Seite Notizen für das Orga-Team im nächsten Jahr: was funktioniert hat, was nicht und was es gekostet hat.

Kostenlos ausprobieren

Jedes Spiel dieser Checkliste läuft in einem einzigen Yaypick-Event, und Sie können es kostenlos mit bis zu 20 Personen testen, genug für die Probe des Orga-Teams. Wenn Sie so weit sind, wählen Sie auf der Preisseite einen Plan für Ihre tatsächliche Gästezahl.

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