Checklist da festa de fim de ano da empresa: 8 semanas até a noite

Um checklist semana a semana para o RH e comitês que planejam o jantar de fim de ano: orçamento, local e som e imagem, tema, programação, prêmios, ensaio, o dia e depois.

A maioria dos jantares de fim de ano é planejada por um comitê que também tem o próprio trabalho. Não é difícil, mas é muita coisa, e quase tudo tem um prazo que chega de mansinho. Este checklist divide o trabalho por semanas para que nada caia na última sexta-feira. É o complemento "quem faz o quê, e quando" das nossas ideias para a festa de fim de ano, que tratam do tema, do roteiro e dos momentos que ficam na memória.

Antes de começar: o comitê

Dê a cada membro do comitê uma área da qual ele cuida do começo ao fim. Tarefas divididas são as que caem no esquecimento.

Local e comida: contrato, cardápio, restrições alimentares, mapa de mesas.
Programação: roteiro, apresentador, apresentações, discursos.
Jogos e prêmios: sorteio, votações, quiz, retirada de prêmios.
Comunicação: aviso de data, convite, lembretes, fotos depois.
Som, imagem e telas: projetor ou painel de LED, notebook, som, internet.

Uma pessoa coordena e cuida do orçamento. Reúnam-se por 20 minutos uma vez por semana; é o suficiente.

8 semanas antes

Aprove o orçamento e descubra como funcionam as compras: são necessários orçamentos, pedido de compra ou aprovação para cada prêmio?
Defina a data. Confira com os feriados de cada país de onde vêm os funcionários, as férias escolares, o fechamento do ano fiscal e outras datas importantes da empresa.
Decida a lista de convidados: só funcionários ou também acompanhantes? Terceirizados e estagiários?
Selecione três locais e faça a todos as mesmas perguntas: capacidade com mesas redondas, tamanho da tela ou do painel de LED, brilho do projetor, HDMI no palco, sistema de som, microfones, internet para um notebook e a que horas é possível entrar para a montagem.

6 semanas antes

Reserve o local e pague o sinal.
Contrate o apresentador e, se houver, a banda, o DJ ou o fotógrafo.
Escolha um tema para o qual as pessoas possam se vestir sem comprar fantasia. Decida se haverá prêmio de Mais Bem Vestido e as categorias; veja as categorias de Mais Bem Vestido.
Envie um "reserve a data" com a data, o local e o tema, para as pessoas planejarem o look e com quem deixar os filhos.

5 semanas antes

Faça um rascunho da programação: chegada, discursos, jantar, apresentações, jogos, premiações, sorteio. Nossos jogos para o jantar anual explicam quais jogos funcionam em mesas redondas.
Decida quais partes acontecem no telão e quem conduz cada uma na noite.
Comece a lista de prêmios como uma escada, de muitos prêmios pequenos até um grande prêmio. Peça a diretores ou departamentos que patrocinem alguns.
Peça as apresentações aos departamentos com antecedência; o que eles mais precisam é de tempo de ensaio.

4 semanas antes

Envie o convite. Reúna presença, restrições alimentares, alergias e preferências de mesa em um único formulário.
Peça ao RH a lista de funcionários para o sorteio e as votações, com matrícula ou departamento para diferenciar nomes iguais.
Monte o evento: o sorteio com os prêmios, a votação de Mais Bem Vestido com as categorias, as perguntas do quiz e um mural de fotos.
Encomende os prêmios que precisam de prazo de entrega, e troféus ou certificados para as premiações.

3 semanas antes

Vá atrás de quem não respondeu. Um lembrete, não cinco.
Escreva as perguntas do quiz ou escolha das nossas perguntas de quiz para a festa da empresa.
Combinem as regras do sorteio: quem participa, um prêmio por pessoa, ganhadores ausentes. Veja como fazer um sorteio justo.

2 semanas antes

Confirme o número final de convidados com o local.
Termine o mapa de mesas e misture departamentos em algumas mesas.
Ensaie cada jogo e o sorteio no notebook que será usado no local, com o comitê jogando pelos celulares.
Oriente o apresentador sobre o roteiro, os nomes difíceis de pronunciar e as regras do sorteio.
Escreva no roteiro o tempo máximo de cada discurso e avise quem vai falar.

1 semana antes

Imprima os cartões de mesa com o QR code que os convidados escaneiam para entrar. Um único código vale para todas as atividades do evento.
Visite o local para uma checagem técnica: ligue o notebook no projetor, confira se a imagem preenche a tela, teste o som e a internet.
Separe o kit: notebook e carregador, adaptadores HDMI e USB-C, um celular para roteador, o roteiro impresso e pilhas extras para os microfones.
Organize o balcão de prêmios: quem fica lá e com qual lista.

Na véspera

Embrulhe e etiquete os prêmios na ordem do sorteio.
Carregue todos os celulares e notebooks que serão usados.
Envie aos convidados um lembrete curto: horário, local, traje, estacionamento.

No dia

Chegue duas horas antes para a checagem de som e imagem.
Abra o telão e o controle no seu celular, e confira se os dois estão conectados.
Coloque o mural de fotos e mensagens no telão enquanto os convidados chegam.
Deixe um membro do comitê na lateral do palco para prêmios e fotos, e outro no balcão de prêmios.
Siga o roteiro. Se algo atrasar, corte um jogo, nunca o sorteio.

Depois da noite

Exporte os ganhadores do sorteio para a retirada dos prêmios, e o relatório do evento para a diretoria.
Envie uma mensagem de agradecimento com as melhores fotos em até dois dias.
Colete opiniões com um formulário de duas perguntas enquanto a noite está fresca na memória.
Escreva uma página de anotações para o comitê do próximo ano: o que funcionou, o que não funcionou e quanto custou.

Teste grátis

Todos os jogos deste checklist rodam em um único evento do Yaypick, e você pode testar de graça com até 20 pessoas, o suficiente para o ensaio do comitê. Quando estiver pronto, escolha um plano para o número real de convidados na página de preços.