Check-list de la fête de fin d’année de l’entreprise : 8 semaines jusqu’au soir J

Une check-list semaine par semaine pour les RH et les comités qui préparent le dîner de fin d’année : budget, lieu et technique, thème, programme, lots, répétition, le jour J et après.

La plupart des dîners de fin d’année sont organisés par un comité dont les membres ont aussi leur propre travail. Ce n’est pas difficile, mais il y a beaucoup à faire, et presque tout a une échéance qui arrive sans prévenir. Cette check-list découpe le travail par semaine pour que rien ne tombe le dernier vendredi. C’est le complément « qui fait quoi, et quand » de nos idées de fête de fin d’année, qui parlent du thème, du déroulé et des moments dont on se souvient.

Avant de commencer : le comité

Confiez à chaque membre du comité un domaine dont il s’occupe du début à la fin. Les tâches partagées sont celles qu’on oublie.

Lieu et repas : contrat, menu, régimes alimentaires, plan de table.
Programme : déroulé, animateur, spectacles, discours.
Jeux et lots : tirage au sort, votes, quiz, retrait des lots.
Communication : save-the-date, invitation, relances, photos après.
Technique et écrans : vidéoprojecteur ou mur LED, ordinateur portable, son, internet.

Une personne préside et tient le budget. Réunissez-vous 20 minutes une fois par semaine ; c’est suffisant.

8 semaines avant

Faites valider le budget et renseignez-vous sur les achats : faut-il des devis, un bon de commande ou une validation pour chaque lot ?
Fixez la date. Vérifiez-la par rapport aux jours fériés de chaque pays d’où viennent vos salariés, aux vacances scolaires, à la clôture de l’exercice et aux autres grandes dates de l’entreprise.
Décidez de la liste des invités : salariés seulement, ou conjoints aussi ? Prestataires et stagiaires ?
Présélectionnez trois lieux et posez-leur à tous les mêmes questions : capacité en tables rondes, taille de l’écran ou du mur LED, luminosité du vidéoprojecteur, HDMI à la scène, sonorisation, micros, internet pour un ordinateur, et à quelle heure on peut entrer pour l’installation.

6 semaines avant

Réservez le lieu et versez l’acompte.
Réservez l’animateur et, le cas échéant, le groupe, le DJ ou le photographe.
Choisissez un thème pour lequel on peut s’habiller sans acheter de costume. Décidez s’il y aura un prix du Mieux Habillé et ses catégories ; voir les catégories du Mieux Habillé.
Envoyez un save-the-date avec la date, le lieu et le thème, pour que chacun puisse prévoir sa tenue et la garde des enfants.

5 semaines avant

Faites un premier jet du programme : arrivée, discours, dîner, spectacles, jeux, prix, tirage au sort. Nos jeux pour le dîner annuel expliquent quels jeux marchent à des tables rondes.
Décidez quelles séquences passent sur le grand écran, et qui gère chacune le soir J.
Commencez la liste des lots comme une échelle, de nombreux petits lots jusqu’à un gros lot. Demandez aux dirigeants ou aux services d’en sponsoriser certains.
Demandez tôt aux services de préparer un spectacle ; c’est de temps de répétition qu’ils ont le plus besoin.

4 semaines avant

Envoyez l’invitation. Recueillez présence, régimes alimentaires, allergies et préférences de table dans un seul formulaire.
Demandez aux RH la liste du personnel pour le tirage au sort et les votes, avec matricule ou service pour distinguer les homonymes.
Préparez l’événement : le tirage au sort avec ses lots, le vote du Mieux Habillé avec ses catégories, les questions du quiz et un mur de photos.
Commandez les lots qui demandent un délai de livraison, et les trophées ou diplômes pour les prix.

3 semaines avant

Relancez ceux qui n’ont pas répondu. Une relance, pas cinq.
Écrivez les questions du quiz, ou choisissez-les parmi nos questions de quiz pour la soirée d’entreprise.
Fixez les règles du tirage au sort : qui participe, un lot par personne, gagnants absents. Voir comment organiser un tirage au sort équitable.

2 semaines avant

Confirmez le nombre définitif de convives au lieu.
Terminez le plan de table, en mélangeant les services à certaines tables.
Répétez chaque jeu et le tirage au sort sur l’ordinateur que vous utiliserez sur place, avec le comité qui joue sur son téléphone.
Briefez l’animateur sur le déroulé, les noms difficiles à prononcer et les règles du tirage.
Inscrivez dans le déroulé la durée maximale de chaque discours, et prévenez les intervenants.

1 semaine avant

Imprimez les chevalets de table avec le QR code que les invités scannent pour participer. Un seul code sert pour toutes les activités de l’événement.
Passez sur place pour une vérification technique : branchez l’ordinateur au vidéoprojecteur, vérifiez que l’image remplit l’écran, testez le son et internet.
Préparez le matériel : ordinateur et chargeur, adaptateurs HDMI et USB-C, un téléphone pour le partage de connexion, le déroulé imprimé, des piles de rechange pour les micros.
Organisez le comptoir des lots : qui s’y assoit, avec quelle liste.

La veille

Emballez et étiquetez les lots dans l’ordre du tirage.
Chargez tous les téléphones et ordinateurs que vous utiliserez.
Envoyez aux invités un court rappel : heure, lieu, tenue, stationnement.

Le jour J

Arrivez deux heures en avance pour la vérification technique.
Ouvrez le grand écran et la télécommande sur votre téléphone, et vérifiez que les deux sont connectés.
Affichez le mur de photos et de vœux à l’écran pendant l’arrivée des invités.
Placez un membre du comité sur le côté de la scène pour les lots et les photos, et un autre au comptoir des lots.
Tenez le déroulé. Si quelque chose déborde, supprimez un jeu, jamais le tirage au sort.

Après la soirée

Exportez les gagnants du tirage pour le retrait des lots, et le rapport de l’événement pour la direction.
Envoyez un message de remerciement avec les meilleures photos sous deux jours.
Recueillez les avis avec un formulaire de deux questions pendant que la soirée est encore fraîche.
Rédigez une page de notes pour le comité de l’an prochain : ce qui a marché, ce qui n’a pas marché, ce que ça a coûté.

Essayez gratuitement

Tous les jeux de cette check-list tournent dans un seul événement Yaypick, et vous pouvez l’essayer gratuitement jusqu’à 20 personnes, assez pour la répétition du comité. Quand vous êtes prêt, choisissez une formule pour votre nombre réel d’invités sur la page des tarifs.