Bài viết

Danh sách việc cần làm cho tiệc tất niên công ty: 8 tuần đến đêm tiệc

Danh sách theo từng tuần cho phòng nhân sự và ban tổ chức lên kế hoạch tiệc cuối năm: ngân sách, địa điểm và âm thanh hình ảnh, chủ đề, chương trình, giải thưởng, tập dượt, ngày diễn ra và sau đó.

Phần lớn tiệc cuối năm được lên kế hoạch bởi một ban tổ chức mà các thành viên vẫn còn công việc chính. Việc không khó, nhưng nhiều, và hầu hết đều có hạn chót đến lúc nào không hay. Danh sách này chia việc theo tuần để không có gì dồn vào ngày thứ Sáu cuối cùng. Đây là phần "ai làm gì, khi nào" đi kèm ý tưởng tiệc cuối năm của chúng tôi, bài viết về chủ đề, trình tự chương trình và những khoảnh khắc mọi người nhớ.

Trước khi bắt đầu: ban tổ chức

Giao cho mỗi thành viên một mảng tự lo từ đầu đến cuối. Việc chung là việc bị quên.

  • Địa điểm và ăn uống: hợp đồng, thực đơn, nhu cầu ăn uống đặc biệt, sơ đồ chỗ ngồi.
  • Chương trình: trình tự, MC, tiết mục, phát biểu.
  • Trò chơi và giải thưởng: quay số trúng thưởng, bình chọn, đố vui, nhận giải.
  • Truyền thông: báo trước ngày, thiệp mời, nhắc nhở, ảnh sau tiệc.
  • Âm thanh hình ảnh và màn hình: máy chiếu hoặc màn hình LED, laptop, âm thanh, internet.

Một người làm trưởng ban và giữ ngân sách. Họp 20 phút mỗi tuần một lần là đủ.

8 tuần trước

  • Xin duyệt ngân sách, và tìm hiểu quy trình mua sắm: có cần báo giá, đơn đặt hàng, hay phê duyệt cho từng món quà?
  • Chốt ngày. Đối chiếu với ngày lễ ở mọi quốc gia mà nhân viên đến từ đó, kỳ nghỉ của trường học, cuối năm tài chính và các ngày quan trọng khác của công ty.
  • Quyết định danh sách khách: chỉ nhân viên, hay cả người thân? Nhân viên hợp đồng và thực tập sinh?
  • Chọn ra ba địa điểm và hỏi mỗi nơi cùng những câu: sức chứa bàn tròn, kích thước màn hình hoặc LED, độ sáng máy chiếu, cổng HDMI ở sân khấu, hệ thống âm thanh, micro, internet cho laptop, và khi nào được vào chuẩn bị.

6 tuần trước

  • Đặt địa điểm và trả tiền cọc.
  • Đặt MC, và ban nhạc, DJ hoặc nhiếp ảnh gia nếu có.
  • Chọn chủ đề mà mọi người có thể hóa trang không cần mua đồ. Quyết định có giải Trang phục đẹp nhất không, và các hạng mục; xem hạng mục Trang phục đẹp nhất.
  • Gửi thông báo giữ ngày với ngày, địa điểm và chủ đề, để mọi người chuẩn bị trang phục và sắp xếp chăm con.

5 tuần trước

  • Lên bản nháp chương trình: đón khách, phát biểu, ăn tối, tiết mục, trò chơi, trao giải, quay số. Bài trò chơi tiệc tất niên của chúng tôi giải thích trò nào hợp với bàn tròn.
  • Quyết định phần nào chạy trên màn hình lớn, và ai phụ trách từng phần trong đêm.
  • Bắt đầu danh sách giải thưởng như một chiếc thang, từ nhiều giải nhỏ đến một giải đặc biệt. Mời ban giám đốc hoặc các phòng ban tài trợ một phần.
  • Đề nghị các phòng ban chuẩn bị tiết mục sớm; thứ họ cần nhất là thời gian tập.

4 tuần trước

  • Gửi thiệp mời. Thu thập xác nhận tham dự, nhu cầu ăn uống, dị ứng và mong muốn về bàn trong một biểu mẫu.
  • Xin danh sách nhân viên từ phòng nhân sự cho phần quay số và bình chọn, kèm mã nhân viên hoặc phòng ban để phân biệt người trùng tên.
  • Thiết lập sự kiện: quay số với các giải thưởng, bình chọn Trang phục đẹp nhất với các hạng mục, câu hỏi đố vui và tường ảnh.
  • Đặt những món quà cần thời gian giao, và cúp hoặc giấy khen cho các giải.

3 tuần trước

2 tuần trước

  • Xác nhận số khách cuối cùng với địa điểm.
  • Hoàn thiện sơ đồ chỗ ngồi, và xếp xen kẽ phòng ban ở một số bàn.
  • Tập dượt mọi trò chơi và phần quay số trên chiếc laptop sẽ dùng tại địa điểm, với ban tổ chức chơi trên điện thoại.
  • Dặn MC về trình tự, những cái tên khó đọc và luật quay số.
  • Ghi giới hạn thời gian phát biểu vào kịch bản, và báo cho người phát biểu.

1 tuần trước

  • In thẻ bàn có mã QR để khách quét tham gia. Một mã dùng cho mọi hoạt động trong sự kiện.
  • Đến địa điểm kiểm tra kỹ thuật: cắm laptop vào máy chiếu, kiểm tra hình ảnh lấp đầy màn hình, thử âm thanh và internet.
  • Chuẩn bị đồ: laptop và sạc, cổng chuyển HDMI và USB-C, một điện thoại để phát sóng, kịch bản in sẵn, pin dự phòng cho micro.
  • Sắp xếp quầy quà: ai ngồi đó, với danh sách nào.

Ngày hôm trước

  • Gói và dán nhãn quà theo thứ tự quay.
  • Sạc đầy mọi điện thoại và laptop sẽ dùng.
  • Gửi khách lời nhắc ngắn: giờ, địa điểm, trang phục, chỗ đỗ xe.

Trong ngày

  • Đến sớm hai tiếng để kiểm tra âm thanh hình ảnh.
  • Mở màn hình lớn và bộ điều khiển trên điện thoại, kiểm tra cả hai đã kết nối.
  • Chiếu tường ảnh và lời chúc lên màn hình khi khách đến.
  • Để một thành viên ban tổ chức ở cạnh sân khấu lo quà và chụp ảnh, và một người ở quầy quà.
  • Bám theo kịch bản. Nếu phần nào kéo dài, hãy cắt một trò chơi, đừng bao giờ cắt phần quay số.

Sau đêm tiệc

  • Xuất danh sách người trúng thưởng để nhận quà, và báo cáo sự kiện cho ban lãnh đạo.
  • Gửi lời cảm ơn kèm những bức ảnh đẹp nhất trong vòng hai ngày.
  • Thu thập góp ý bằng biểu mẫu hai câu hỏi khi đêm tiệc còn nóng hổi.
  • Viết một trang ghi chú cho ban tổ chức năm sau: điều gì hiệu quả, điều gì không, chi phí bao nhiêu.

Dùng thử miễn phí

Mọi trò chơi trong danh sách này chạy trong một sự kiện Yaypick, và bạn có thể dùng thử miễn phí với tối đa 20 người, đủ cho buổi tập của ban tổ chức. Khi sẵn sàng, hãy chọn gói theo số khách thực tế tại trang bảng giá.

Đọc tiếp

Bắt đầu miễn phí