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会社の忘年会チェックリスト：当日までの8週間

忘年会を計画する人事部や幹事のための週ごとのチェックリスト。予算、会場と音響・映像、テーマ、プログラム、賞品、リハーサル、当日、そしてその後まで。

会社の忘年会の多くは、本業も抱えた幹事メンバーが計画します。作業そのものは難しくありませんが、量が多く、しかもほとんどに気づけば迫っている締め切りがあります。このチェックリストは作業を週ごとに分け、最後の金曜日に何も残らないようにします。テーマや進行、記憶に残る瞬間を扱った忘年会のアイデアの、「誰が、いつ、何をするか」編です。

始める前に：幹事チーム

幹事一人ひとりに、最初から最後まで責任を持つ分野を1つずつ任せましょう。みんなで分担する仕事は、忘れられる仕事です。

• 会場と料理：契約、メニュー、食事制限、席次表。
• プログラム：進行、司会、余興、スピーチ。
• ゲームと賞品：抽選会、投票、クイズ、賞品の受け渡し。
• 連絡：日程のお知らせ、招待状、リマインド、当日の写真共有。
• 音響・映像と画面：プロジェクターやLEDビジョン、ノートPC、音響、インターネット。

1人が取りまとめ役となり、予算を管理します。週に1回20分の打ち合わせで十分です。

8週間前

• 予算の承認を取り、購買の流れを確認します。見積もりが必要か、発注書が必要か、賞品ごとに承認が必要か。
• 日程を決めます。社員の出身国それぞれの祝日、学校の休み、決算期、その他の大きな社内行事と重ならないか確認しましょう。
• ゲストを決めます。社員だけか、パートナーも招くか。業務委託やインターンは？
• 会場を3つに絞り、それぞれに同じ質問をします。円卓での収容人数、スクリーンやLEDビジョンのサイズ、プロジェクターの明るさ、ステージのHDMI、音響設備、マイク、ノートPC用のネット回線、そして設営に入れる時間。

6週間前

• 会場を予約し、手付金を支払います。
• 司会と、必要ならバンド、DJ、カメラマンを手配します。
• 衣装を買わなくても装いを楽しめるテーマを選びます。ベストドレッサー賞を設けるか、部門は何にするかを決めましょう。ベストドレッサーの部門を参考に。
• 日付、会場、テーマを書いた日程のお知らせを送り、衣装や子どもの預け先を準備してもらいます。

5週間前

• プログラムの案を作ります。受付、スピーチ、食事、余興、ゲーム、表彰、抽選会。円卓で盛り上がるゲームは年次パーティーのゲームで解説しています。
• どの部分を大画面で行うか、当日それぞれを誰が担当するかを決めます。
• 賞品リストを、たくさんの小さな賞品から1つの特賞までのはしご状に作り始めます。役員や部署に一部の協賛をお願いしましょう。
• 余興は早めに各部署に依頼しましょう。いちばん必要なのは練習時間です。

4週間前

• 招待状を送ります。出欠、食事制限、アレルギー、席の希望を1つのフォームで集めます。
• 抽選会と投票のために人事部から社員名簿をもらいます。同姓同名を区別できるよう社員番号か部署も。
• イベントを準備します。賞品つきの抽選会、部門つきのベストドレッサー投票、クイズの問題、フォトウォール。
• 配送に時間のかかる賞品と、表彰用のトロフィーや賞状を注文します。

3週間前

• まだ返事のない人に連絡します。リマインドは1回で、5回はやめましょう。
• クイズの問題を作るか、社内パーティーのクイズ問題から選びます。
• 抽選会のルールを決めます。対象者、1人1つまで、不在の当選者への対応。公平な抽選会の進め方を参考に。

2週間前

• 会場に最終人数を伝えます。
• 席次表を仕上げ、いくつかのテーブルでは部署を混ぜます。
• 会場で使うノートPCで、すべてのゲームと抽選会をリハーサルします。幹事メンバーは自分のスマホで参加します。
• 司会に、進行、読みにくい名前、抽選のルールを伝えます。
• スピーチの持ち時間を進行表に書き込み、話す人に伝えます。

1週間前

• ゲストが読み取って参加するQRコード入りのテーブルカードを印刷します。1つのコードでイベント内のすべてのアクティビティに参加できます。
• 会場で技術チェックを行います。ノートPCをプロジェクターにつなぎ、映像が画面いっぱいに映るか確認し、音響とネット回線をテストします。
• 機材をまとめます。ノートPCと充電器、HDMIとUSB-Cのアダプター、テザリング用のスマホ、印刷した進行表、マイクの予備電池。
• 賞品受付の担当者と、どのリストを使うかを決めます。

前日

• 賞品を抽選順に包装し、ラベルを貼ります。
• 使うスマホとノートPCをすべて充電します。
• ゲストに短いリマインドを送ります。時間、場所、ドレスコード、駐車場。

当日

• 音響・映像のチェックのため、2時間前に会場入りします。
• 大画面とスマホのコントローラーを開き、両方が接続されているか確認します。
• ゲストの入場中は、フォト＆メッセージウォールを画面に映します。
• 幹事を1人、賞品と写真のためにステージ横に、もう1人を賞品受付に配置します。
• 進行表どおりに進めます。何かが押したら、削るのはゲームで、抽選会は絶対に削らないこと。

パーティーの後

• 賞品の受け渡し用に抽選会の当選者を、経営陣向けにイベントレポートをエクスポートします。
• 2日以内に、いちばんよい写真を添えてお礼のメッセージを送ります。
• 記憶が新しいうちに、2問だけのフォームで感想を集めます。
• 来年の幹事のために1ページのメモを残します。うまくいったこと、いかなかったこと、かかった費用。

無料で試す

このチェックリストのゲームはすべて1つのYaypickイベントで動き、20人まで無料で試せるので、幹事メンバーのリハーサルに十分です。準備ができたら、料金ページで実際のゲスト数に合ったプランを選んでください。

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