Mga artikulo

Checklist para sa year-end party ng kumpanya: 8 linggo bago ang gabi

Lingguhang checklist para sa HR at mga committee na nagpaplano ng year-end dinner: budget, venue at AV, tema, programa, premyo, rehearsal, ang mismong araw at pagkatapos.

Karamihan ng year-end dinner ay pinaplano ng committee na may sarili ring trabaho. Hindi mahirap ang trabaho, pero marami, at karamihan ay may deadline na biglang dumarating. Hinahati ng checklist na ito ang trabaho kada linggo para walang matambak sa huling Biyernes. Ito ang "sino ang gagawa ng ano, kailan" na kasama ng aming mga ideya sa year-end party, na tungkol sa mga tema, running order at mga sandaling naaalala ng tao.

Bago magsimula: ang committee

Bigyan ang bawat miyembro ng committee ng isang area na hawak niya mula simula hanggang dulo. Ang mga trabahong pinaghahatian ang mga nakakalimutan.

  • Venue at pagkain: kontrata, menu, dietary needs, seating plan.
  • Programa: running order, emcee, mga performance, mga speech.
  • Mga laro at premyo: raffle, botohan, quiz, pag-claim ng premyo.
  • Komunikasyon: save-the-date, imbitasyon, paalala, mga litrato pagkatapos.
  • AV at screen: projector o LED wall, laptop, sound, internet.

Isang tao ang chair at may hawak ng budget. Mag-meeting nang 20 minuto minsan sa isang linggo; sapat na iyon.

8 linggo bago

  • Ipa-approve ang budget, at alamin kung paano ang pagbili: kailangan ba ng quotation, purchase order, o approval para sa bawat premyo?
  • Itakda ang petsa. I-check laban sa mga holiday sa bawat bansang pinanggalingan ng staff, school holidays, katapusan ng financial year at iba pang malalaking petsa ng kumpanya.
  • Pagpasyahan ang guest list: staff lang, o kasama ang mga partner? Mga contractor at intern?
  • Pumili ng tatlong venue at tanungin ang bawat isa ng parehong tanong: kapasidad sa round tables, laki ng screen o LED wall, liwanag ng projector, HDMI sa stage, sound system, mikropono, internet para sa laptop, at kailan puwedeng pumasok para mag-setup.

6 linggo bago

  • I-book ang venue at magbayad ng deposit.
  • I-book ang emcee, at banda, DJ o photographer kung mayroon.
  • Pumili ng temang mapaghahandaan nang hindi bumibili ng costume. Pagpasyahan kung may Best Dressed award at ang mga kategorya; tingnan ang mga kategorya sa Best Dressed.
  • Magpadala ng save-the-date na may petsa, venue at tema, para makapagplano ang mga tao ng outfit at mag-aalaga sa anak.

5 linggo bago

  • I-draft ang programa: pagdating, mga speech, dinner, mga performance, mga laro, awards, raffle. Ipinapaliwanag ng aming mga laro sa annual dinner kung aling laro ang gumagana sa round tables.
  • Pagpasyahan kung aling bahagi ang tatakbo sa malaking screen, at sino ang hahawak ng bawat isa sa gabi.
  • Simulan ang listahan ng premyo na parang hagdan, mula sa maraming maliliit na premyo hanggang isang grand prize. Hilingin sa mga director o departamento na mag-sponsor ng ilan.
  • Humingi agad ng performance sa mga departamento; oras ng rehearsal ang pinakakailangan nila.

4 linggo bago

  • Ipadala ang imbitasyon. Kolektahin ang attendance, dietary needs, allergy at table preference sa iisang form.
  • Kunin sa HR ang staff list para sa raffle at botohan, may staff ID o departamento para mapagkaiba ang magkapangalan.
  • I-set up ang event: ang raffle at mga premyo nito, ang Best Dressed voting at mga kategorya, ang mga tanong sa quiz, at photo wall.
  • Umorder ng mga premyong kailangan ng delivery time, at tropeo o sertipiko para sa awards.

3 linggo bago

2 linggo bago

  • Kumpirmahin ang final headcount sa venue.
  • Tapusin ang seating plan, at paghaluin ang mga departamento sa ilang mesa.
  • I-rehearse ang bawat laro at ang raffle sa laptop na gagamitin sa venue, habang naglalaro ang committee sa kanilang phone.
  • I-brief ang emcee sa running order, mga pangalang mahirap bigkasin, at patakaran ng raffle.
  • Isulat sa running order ang time limit ng mga speech, at sabihan ang mga magsasalita.

1 linggo bago

  • Mag-print ng table card na may QR code na isi-scan ng bisita para sumali. Isang code lang para sa lahat ng activity sa event.
  • Bisitahin ang venue para sa tech check: isaksak ang laptop sa projector, tingnan kung puno ang screen, subukan ang sound at internet.
  • I-pack ang kit: laptop at charger, HDMI at USB-C adapter, phone para sa hotspot, naka-print na running order, reserbang baterya para sa mikropono.
  • Ayusin ang prize desk: sino ang uupo roon, gamit ang aling listahan.

Isang araw bago

  • Balutin at lagyan ng label ang mga premyo ayon sa pagkakasunod ng bunutan.
  • I-charge ang bawat phone at laptop na gagamitin.
  • Magpadala sa mga bisita ng maikling paalala: oras, lugar, dress code, parking.

Sa araw ng event

  • Dumating nang dalawang oras na maaga para sa AV check.
  • Buksan ang malaking screen at ang controller sa phone mo, at tiyaking parehong nakakonekta.
  • Ilagay ang photo at greetings wall sa screen habang dumarating ang mga bisita.
  • Maglagay ng isang miyembro ng committee sa gilid ng stage para sa premyo at litrato, at isa sa prize desk.
  • Sundin ang running order. Kapag may lumampas sa oras, magbawas ng laro, huwag kailanman ang raffle.

Pagkatapos ng gabi

  • I-export ang mga nanalo sa raffle para sa pag-claim ng premyo, at ang event report para sa management.
  • Magpadala ng thank-you message kasama ang pinakamagagandang litrato sa loob ng dalawang araw.
  • Mangolekta ng feedback gamit ang form na dalawang tanong habang sariwa pa ang gabi.
  • Sumulat ng isang pahinang notes para sa committee sa susunod na taon: ano ang gumana, ano ang hindi, magkano ang nagastos.

Subukan nang libre

Tumatakbo sa iisang Yaypick event ang bawat laro sa checklist na ito, at masusubukan mo ito nang libre hanggang 20 tao, sapat para sa rehearsal ng committee. Kapag handa ka na, pumili ng plan para sa tunay na bilang ng bisita sa pricing page.

Basahin susunod

Magsimula nang libre