公司年终晚宴筹备清单：活动前 8 周
给人事部和筹委会的年终晚宴逐周清单：预算、场地与影音、主题、节目、奖品、彩排、当天流程和会后工作。
大多数年终晚宴都由一个筹委会负责，而委员们本身还有正职。这份工作不难，但事情很多，而且大部分都有不知不觉就到来的截止日期。这份清单把工作按周拆开，让任何事都不会堆到最后一个星期五。它是我们年终晚宴创意的"谁在什么时候做什么"配套清单，那篇讲的是主题、流程和让人难忘的时刻。
开始之前：筹委会
给每位委员一个从头负责到尾的范围。大家一起负责的工作，就是会被遗忘的工作。
- 场地和餐饮：合同、菜单、饮食需求、座位表。
- 节目：流程、主持人、表演、致辞。
- 游戏和奖品：抽奖、投票、问答、领奖。
- 沟通：预留日期通知、邀请函、提醒、会后照片。
- 影音和屏幕：投影仪或 LED 屏、笔记本电脑、音响、网络。
一人担任主席并掌管预算。每周开一次 20 分钟的会议就够了。
8 周前
- 让预算获批，并了解采购流程：需要报价单、采购单，还是每份奖品都要审批？
- 定下日期。对照员工来自的每个国家的公共假期、学校假期、财政年度结束和公司其他重要日期。
- 决定宾客名单：只请员工，还是也请伴侣？合约员工和实习生呢？
- 列出三个候选场地，向每一家问同样的问题：圆桌容量、屏幕或 LED 屏尺寸、投影亮度、舞台旁的 HDMI、音响系统、麦克风、笔记本电脑的网络，以及几点可以进场布置。
6 周前
- 预订场地并支付订金。
- 预订主持人，以及乐队、DJ 或摄影师。
- 选一个不用买戏服也能打扮的主题。决定是否设最佳着装奖以及奖项类别；请看最佳着装类别。
- 发出预留日期通知，写明日期、场地和主题，让大家可以准备服装和安排孩子。
5 周前
- 草拟节目：入场、致辞、晚餐、表演、游戏、颁奖、抽奖。我们的年会游戏介绍了哪些游戏适合圆桌。
- 决定哪些环节在大屏幕上进行，以及当晚各由谁负责。
- 开始按阶梯规划奖品清单，从大量小奖品到一份大奖。请董事或各部门赞助一部分。
- 尽早请各部门准备表演；他们最需要的是排练时间。
4 周前
- 发出邀请函。用一份表格收集出席情况、饮食需求、过敏和座位偏好。
- 向人事部要员工名单用于抽奖和投票，附上员工编号或部门以区分同名。
- 设置活动：抽奖和奖品、最佳着装投票和类别、问答题目，以及照片墙。
- 订购需要送货时间的奖品，以及颁奖用的奖杯或证书。
3 周前
2 周前
- 与场地确认最终人数。
- 完成座位表，有些桌把不同部门混坐。
- 在场地要用的笔记本电脑上彩排每个游戏和抽奖，筹委会用手机参与。
- 向主持人说明流程、难念的名字和抽奖规则。
- 在流程里写明每段致辞的时限，并告诉致辞者。
1 周前
- 打印桌卡，印上来宾扫码加入的二维码。一个码就能用于活动的所有环节。
- 到场地做技术检查：把电脑接上投影仪，确认画面填满屏幕，测试音响和网络。
- 打包装备：笔记本电脑和充电器、HDMI 和 USB-C 转接头、做热点用的手机、打印好的流程表、麦克风的备用电池。
- 安排领奖柜台：谁坐在那里，用哪份名单。
前一天
- 按抽奖顺序包装奖品并贴上标签。
- 给要用的每部手机和电脑充满电。
- 给来宾发一条简短提醒：时间、地点、着装要求、停车。
当天
- 提早两小时到场做影音检查。
- 打开大屏幕和手机上的控制器，确认两者都已连接。
- 来宾入场时，在屏幕上播放照片和祝福墙。
- 安排一位委员在舞台旁负责奖品和拍照，一位在领奖柜台。
- 按流程进行。如果某个环节超时，就删掉一个游戏，绝不删抽奖。
晚宴之后
- 导出抽奖得奖名单用于领奖，并导出活动报告给管理层。
- 两天内发出感谢信息，附上最好的照片。
- 趁大家记忆犹新，用一份两道题的表格收集反馈。
- 为明年的筹委会写一页笔记：什么行得通、什么不行、花了多少钱。
免费试用
这份清单里的每个游戏都能在同一个 Yaypick 活动中进行，20 人以内可以免费试用，足够筹委会彩排。准备好后，到价格页按实际宾客人数选择方案。