Lista de tareas para la fiesta de fin de año de la empresa: 8 semanas hasta la noche
Una lista semana a semana para RR. HH. y comités que organizan la cena de fin de año: presupuesto, local y audiovisuales, temática, programa, premios, ensayo, el día y después.
La mayoría de las cenas de fin de año las organiza un comité que además tiene su propio trabajo. No es difícil, pero hay mucho que hacer, y casi todo tiene una fecha límite que llega sin avisar. Esta lista lo divide por semanas para que nada caiga el último viernes. Es el complemento de "quién hace qué y cuándo" de nuestras ideas para la fiesta de fin de año, que tratan la temática, el orden de la noche y los momentos que se recuerdan.
Antes de empezar: el comité
Da a cada miembro del comité un área de la que se encargue de principio a fin. Las tareas compartidas son las que se olvidan.
- Local y comida: contrato, menú, necesidades alimentarias, plano de mesas.
- Programa: orden de la noche, presentador, actuaciones, discursos.
- Juegos y premios: sorteo, votaciones, trivial, recogida de premios.
- Comunicación: aviso de la fecha, invitación, recordatorios, fotos después.
- Audiovisuales y pantallas: proyector o pantalla LED, portátil, sonido, internet.
Una persona preside y lleva el presupuesto. Reuníos 20 minutos una vez por semana; es suficiente.
8 semanas antes
- Consigue la aprobación del presupuesto y averigua cómo funcionan las compras: ¿hacen falta presupuestos, una orden de compra o aprobación para cada premio?
- Fija la fecha. Compárala con los festivos de cada país del que viene tu plantilla, las vacaciones escolares, el cierre del ejercicio y otras fechas importantes de la empresa.
- Decide la lista de invitados: ¿solo empleados o también parejas? ¿Externos y becarios?
- Preselecciona tres locales y hazles a todos las mismas preguntas: capacidad con mesas redondas, tamaño de la pantalla o LED, brillo del proyector, HDMI en el escenario, equipo de sonido, micrófonos, internet para un portátil y a qué hora se puede entrar a montar.
6 semanas antes
- Reserva el local y paga la señal.
- Reserva el presentador y, si los hay, el grupo, el DJ o el fotógrafo.
- Elige una temática para la que la gente pueda vestirse sin comprar un disfraz. Decide si habrá premio al Mejor Vestido y sus categorías; mira las categorías del Mejor Vestido.
- Envía un aviso de "reserva la fecha" con la fecha, el lugar y la temática, para que la gente pueda planificar su atuendo y quién cuida de los niños.
5 semanas antes
- Haz un borrador del programa: llegada, discursos, cena, actuaciones, juegos, premios, sorteo. Nuestros juegos para la cena anual explican qué juegos funcionan en mesas redondas.
- Decide qué partes van en la pantalla grande y quién se encarga de cada una esa noche.
- Empieza la lista de premios como una escalera, de muchos premios pequeños a un gran premio. Pide a directivos o departamentos que patrocinen algunos.
- Pide pronto las actuaciones a los departamentos; lo que más necesitan es tiempo de ensayo.
4 semanas antes
- Envía la invitación. Recoge asistencia, necesidades alimentarias, alergias y preferencias de mesa en un solo formulario.
- Pide a RR. HH. la lista de empleados para el sorteo y las votaciones, con número de empleado o departamento para distinguir nombres iguales.
- Prepara el evento: el sorteo con sus premios, la votación al Mejor Vestido con sus categorías, las preguntas del trivial y un muro de fotos.
- Encarga los premios que necesiten tiempo de entrega, y los trofeos o diplomas de los premios.
3 semanas antes
- Persigue a quienes no han respondido. Un recordatorio, no cinco.
- Escribe las preguntas del trivial o elígelas de nuestras preguntas de trivial para la fiesta de empresa.
- Acordad las reglas del sorteo: quién entra, un premio por persona, ganadores ausentes. Mira cómo hacer un sorteo justo.
2 semanas antes
- Confirma con el local el número final de asistentes.
- Termina el plano de mesas y mezcla departamentos en algunas mesas.
- Ensaya cada juego y el sorteo en el portátil que usarás en el local, con el comité jugando desde sus móviles.
- Informa al presentador del orden de la noche, los nombres difíciles de pronunciar y las reglas del sorteo.
- Escribe en el guion el tiempo máximo de cada discurso y díselo a quienes hablan.
1 semana antes
- Imprime las tarjetas de mesa con el código QR que escanean los invitados para unirse. Un solo código sirve para todas las actividades del evento.
- Visita el local para una prueba técnica: conecta el portátil al proyector, comprueba que la imagen llena la pantalla, prueba el sonido e internet.
- Prepara el equipo: portátil y cargador, adaptadores HDMI y USB-C, un móvil para compartir datos, el guion impreso y pilas de repuesto para los micrófonos.
- Organiza el mostrador de premios: quién se sienta allí y con qué lista.
El día antes
- Envuelve y etiqueta los premios en orden de sorteo.
- Carga todos los móviles y portátiles que vayas a usar.
- Envía a los invitados un recordatorio corto: hora, lugar, código de vestimenta, aparcamiento.
El día
- Llega dos horas antes para la prueba audiovisual.
- Abre la pantalla grande y el control en tu móvil, y comprueba que ambos están conectados.
- Pon el muro de fotos y felicitaciones en pantalla mientras llegan los invitados.
- Deja a un miembro del comité junto al escenario para premios y fotos, y a otro en el mostrador de premios.
- Cíñete al orden de la noche. Si algo se alarga, quita un juego, nunca el sorteo.
Después de la noche
- Exporta los ganadores del sorteo para la recogida de premios, y el informe del evento para la dirección.
- Envía un mensaje de agradecimiento con las mejores fotos en dos días.
- Recoge opiniones con un formulario de dos preguntas mientras la noche está fresca.
- Escribe una página de notas para el comité del año que viene: qué funcionó, qué no y cuánto costó.
Pruébalo gratis
Todos los juegos de esta lista funcionan en un solo evento de Yaypick, y puedes probarlo gratis con hasta 20 personas, suficiente para el ensayo del comité. Cuando estés listo, elige un plan para tu número real de invitados en la página de precios.