Daftar periksa pesta akhir tahun kantor: 8 minggu menuju malam acara
Daftar periksa minggu demi minggu untuk HR dan panitia yang merencanakan makan malam akhir tahun: anggaran, venue dan AV, tema, susunan acara, hadiah, gladi, hari H, dan setelahnya.
Kebanyakan makan malam akhir tahun direncanakan oleh panitia yang juga punya pekerjaan utama. Pekerjaannya tidak sulit, tapi banyak, dan sebagian besar punya tenggat yang datang diam-diam. Daftar periksa ini membaginya per minggu supaya tidak ada yang menumpuk di hari Jumat terakhir. Ini pendamping "siapa melakukan apa, kapan" untuk ide pesta akhir tahun kami, yang membahas tema, susunan acara, dan momen yang diingat orang.
Sebelum mulai: panitia
Beri setiap anggota panitia satu bidang yang dipegang dari awal sampai akhir. Tugas yang dibagi bersama adalah tugas yang terlupakan.
- Venue dan makanan: kontrak, menu, kebutuhan makanan khusus, denah tempat duduk.
- Acara: susunan acara, MC, penampilan, sambutan.
- Permainan dan hadiah: undian berhadiah, voting, kuis, pengambilan hadiah.
- Komunikasi: pemberitahuan tanggal, undangan, pengingat, foto setelah acara.
- AV dan layar: proyektor atau layar LED, laptop, suara, internet.
Satu orang menjadi ketua dan memegang anggaran. Rapat 20 menit seminggu sekali; itu sudah cukup.
8 minggu sebelumnya
- Dapatkan persetujuan anggaran, dan cari tahu cara pembelian berjalan: perlu penawaran harga, purchase order, atau persetujuan untuk setiap hadiah?
- Tetapkan tanggal. Cocokkan dengan hari libur nasional di setiap negara asal karyawan, libur sekolah, akhir tahun buku, dan tanggal penting perusahaan lainnya.
- Tentukan daftar tamu: karyawan saja, atau pasangan juga? Kontraktor dan peserta magang?
- Buat daftar pendek tiga venue dan tanyakan pertanyaan yang sama ke masing-masing: kapasitas meja bundar, ukuran layar atau LED, kecerahan proyektor, HDMI di panggung, sound system, mikrofon, internet untuk laptop, dan kapan bisa masuk untuk persiapan.
6 minggu sebelumnya
- Pesan venue dan bayar uang muka.
- Pesan MC, serta band, DJ, atau fotografer jika ada.
- Pilih tema yang bisa diikuti tanpa membeli kostum. Putuskan apakah ada penghargaan Best Dressed beserta kategorinya; lihat kategori Best Dressed.
- Kirim pemberitahuan tanggal berisi tanggal, venue, dan tema, supaya orang bisa merencanakan pakaian dan pengasuhan anak.
5 minggu sebelumnya
- Buat draf acara: kedatangan, sambutan, makan malam, penampilan, permainan, penghargaan, undian berhadiah. Permainan gala dinner tahunan kami menjelaskan permainan yang cocok untuk meja bundar.
- Tentukan bagian mana yang berjalan di layar besar, dan siapa yang menjalankan masing-masing pada malam itu.
- Mulai daftar hadiah seperti tangga, dari banyak hadiah kecil sampai satu hadiah utama. Minta direktur atau departemen mensponsori sebagian.
- Minta departemen menyiapkan penampilan sejak awal; yang paling mereka butuhkan adalah waktu latihan.
4 minggu sebelumnya
- Kirim undangan. Kumpulkan konfirmasi kehadiran, kebutuhan makanan, alergi, dan preferensi meja dalam satu formulir.
- Minta daftar karyawan dari HR untuk undian dan voting, dengan ID karyawan atau departemen untuk membedakan nama yang sama.
- Siapkan acara: undian berhadiah dengan hadiahnya, voting Best Dressed dengan kategorinya, soal kuis, dan dinding foto.
- Pesan hadiah yang butuh waktu pengiriman, serta piala atau sertifikat untuk penghargaan.
3 minggu sebelumnya
- Tindak lanjuti orang yang belum membalas. Kirim satu pengingat, bukan lima.
- Tulis soal kuis, atau pilih dari pertanyaan kuis pesta kantor kami.
- Sepakati aturan undian: siapa yang ikut, satu hadiah per orang, pemenang yang tidak hadir. Lihat cara menjalankan undian yang adil.
2 minggu sebelumnya
- Konfirmasi jumlah tamu akhir ke venue.
- Selesaikan denah tempat duduk, dan campur departemen di beberapa meja.
- Gladi setiap permainan dan undian di laptop yang akan dipakai di venue, dengan panitia bermain dari ponsel mereka.
- Beri pengarahan kepada MC tentang susunan acara, nama yang sulit diucapkan, dan aturan undian.
- Tulis batas waktu sambutan di susunan acara, dan beri tahu para pemberi sambutan.
1 minggu sebelumnya
- Cetak kartu meja dengan kode QR yang dipindai tamu untuk bergabung. Satu kode berlaku untuk semua aktivitas di acara.
- Kunjungi venue untuk pemeriksaan teknis: sambungkan laptop ke proyektor, pastikan gambar memenuhi layar, uji suara dan internet.
- Siapkan perlengkapan: laptop dan charger, adaptor HDMI dan USB-C, ponsel untuk hotspot, susunan acara cetak, baterai cadangan untuk mikrofon.
- Atur meja hadiah: siapa yang berjaga, dengan daftar yang mana.
Sehari sebelumnya
- Bungkus dan beri label hadiah sesuai urutan pengundian.
- Isi daya setiap ponsel dan laptop yang akan dipakai.
- Kirim pengingat singkat kepada tamu: waktu, tempat, dress code, parkir.
Pada hari H
- Datang dua jam lebih awal untuk pemeriksaan AV.
- Buka layar besar dan pengendali di ponsel Anda, dan pastikan keduanya terhubung.
- Tampilkan dinding foto dan ucapan di layar saat tamu berdatangan.
- Tempatkan satu anggota panitia di samping panggung untuk hadiah dan foto, dan satu di meja hadiah.
- Ikuti susunan acara. Kalau ada yang molor, potong satu permainan, jangan pernah undian berhadiah.
Setelah malam acara
- Ekspor pemenang undian untuk pengambilan hadiah, dan laporan acara untuk manajemen.
- Kirim pesan terima kasih dengan foto terbaik dalam dua hari.
- Kumpulkan masukan dengan formulir dua pertanyaan selagi malam itu masih segar.
- Tulis satu halaman catatan untuk panitia tahun depan: apa yang berhasil, apa yang tidak, berapa biayanya.
Coba gratis
Setiap permainan di daftar periksa ini berjalan dalam satu acara Yaypick, dan Anda bisa mencobanya gratis hingga 20 orang, cukup untuk gladi panitia. Kalau sudah siap, pilih paket sesuai jumlah tamu sebenarnya di halaman harga.