Comment organiser un tirage au sort équitable lors d’un événement d’entreprise

Rendre le tirage au sort de l’entreprise équitable, et qu’il en ait l’air : qui participe, règles écrites, tirage au vu de tous, gagnants absents, conflits d’intérêts, trace écrite.

Un tirage au sort garde tout le monde dans la salle jusqu’à la fin de l’événement. Mais cela ne marche que si l’on y croit. Une seule rumeur du genre « c’est toujours le même service qui gagne » ou « l’assistante du patron a eu la télé » peut ruiner la bonne ambiance de toute la soirée. Ce guide parle d’équité : comment organiser un tirage équitable et, tout aussi important, qui le paraisse aux yeux de ceux qui regardent. Pour le déroulé sur scène, voir comment organiser un tirage au sort au dîner annuel.

Pourquoi les tirages sont contestés

La plupart des plaintes sur les tirages en entreprise viennent de quelques causes :

Personne ne savait qui participait, alors on a supposé que certains avaient été oubliés.
Les règles ont changé en cours de soirée, souvent pour gérer un gagnant absent.
Le tirage a eu lieu là où personne ne le voyait : des noms tirés d’un bol sur le côté de la scène, ou un tableur sur l’ordinateur de l’organisateur.
Un proche des organisateurs a gagné un gros lot, et aucune trace ne prouvait que c’était le hasard.
Le même nom est sorti deux fois.

Chaque point ci-dessous comble une de ces failles.

Décidez qui participe, et écrivez-le

Il y a deux façons courantes de constituer le tirage, et chacune convient à un type d’événement.

À partir d’une liste. Les RH fournissent la liste du personnel ou des invités. Tous ceux qui y figurent peuvent gagner, y compris les absents, sauf si les règles disent le contraire. Idéal pour les célébrations à l’échelle de l’entreprise, où les salariés à distance doivent aussi avoir leur chance.
À partir de la salle. Les invités scannent un QR code sur leur table pour participer. Seuls ceux qui sont vraiment là peuvent gagner. Idéal pour les dîners dont le but est de récompenser ceux qui sont venus.

Quel que soit votre choix, écrivez avant la soirée qui est exclu : le comité d’organisation, les dirigeants, l’animateur, les fournisseurs, le personnel du lieu. Exclure le comité est le moyen le plus efficace de couper court aux rumeurs, car ce sont eux que tout le monde soupçonne.

Ajoutez une deuxième information à chaque nom

Avoir deux « Maria Santos » ou deux « Wei Chen » dans la même entreprise, c’est courant. Importez une deuxième information avec chaque nom, comme le matricule ou le service, et affichez-la quand un gagnant sort. Vous évitez ainsi le moment gênant où deux personnes montent pour le même lot.

Publiez les règles

Cinq lignes courtes suffisent. Mettez-les dans l’invitation ou à l’écran avant le premier lot :

Qui peut gagner.
Un lot par personne.
Les gagnants doivent être dans la salle, ou non.
Combien de temps un gagnant a pour monter avant un nouveau tirage.
Les lots ne peuvent pas être échangés contre de l’argent.

Tirez au hasard, au vu de tous

Le tirage doit être aléatoire et visible. Faites défiler les noms sur le grand écran et laissez la salle voir le gagnant apparaître. Un bol en papier convient pour dix personnes ; pour cent, c’est lent, difficile à voir du fond et facile à mettre en doute. Un écran que tout le monde voit convainc davantage que n’importe quelle assurance donnée depuis la scène.

Ne tirez pas les gagnants avant l’événement pour simplement les « révéler » le soir J. Même si ce tirage préalable était honnête, personne n’a pu le voir.

Un lot par personne

Activez un lot par personne pour qu’un gagnant ne puisse pas sortir deux fois. Si votre entreprise veut offrir une deuxième chance à tous, indiquez-le dans les règles et gardez-la pour une manche à part, comme un dernier tirage parmi tous ceux qui n’ont pas encore gagné.

Quand le gagnant n’est pas là

Fixez la règle avant de commencer : l’animateur appelle le nom deux fois, attend 30 à 60 secondes, puis retire au sort sur le grand écran. Faites-le de la même façon à chaque fois, pour chaque lot, gros lot compris. Changer la règle pour le gros lot, c’est précisément le moment dont on se souvient.

Conflits d’intérêts

Si une personne exclue par les règles sort parce que la liste n’a pas été nettoyée, retirez au sort à l’écran et dites pourquoi : « Les membres du comité ne participent pas au tirage ce soir. » C’est mieux que le silence, et cela montre que la règle est bien réelle.

Si un cadre dirigeant gagne le gros lot et que vous craignez l’image que cela donne, la réponse est la même : les règles, le tirage au vu de tous et la trace écrite. Beaucoup de dirigeants choisissent de rendre un gros lot pour qu’il soit retiré ; c’est leur décision, jamais celle de l’organisateur.

Gardez une trace

Après l’événement, quelqu’un demandera qui a gagné quoi. Conservez la liste des gagnants avec l’heure de chaque tirage, et exportez-la en tableur pour les RH ou la comptabilité. Elle indique aussi au comptoir des lots qui doit encore venir chercher le sien. Une trace écrite est la meilleure réponse à « c’était vraiment au hasard ? » des semaines plus tard.

Tombolas avec billets payants

Lors d’événements caritatifs, les invités achètent parfois des billets pour le tirage. Ce n’est alors plus seulement une tradition d’entreprise : dans beaucoup de pays, une tombola payante est considérée comme une loterie ou un jeu de hasard, et exige une autorisation ou doit respecter des règles locales. Renseignez-vous auprès du lieu ou de votre service juridique avant de vendre des billets. Pour collecter des fonds, un moment de dons ou une vente aux enchères est souvent plus simple ; voir nos idées de vente aux enchères caritative.

Une check-list de l’équité

Qui participe et qui est exclu, écrit avant la soirée
Une deuxième information pour chaque nom
Cinq règles publiées et lues à voix haute
Chaque tirage sur le grand écran, devant tout le monde
Un lot par personne activé
La même règle pour les gagnants absents à chaque lot
Liste des gagnants exportée après l’événement

Essayez gratuitement

Notre tirage de noms au hasard gratuit fait un tirage rapide jusqu’à 20 noms dans le navigateur. Pour un événement complet avec lots, photos et liste d’invités, voir le tirage au sort pour les dîners annuels, et nos idées de tirage au sort pour construire une échelle de lots.