Cara menjalankan undian berhadiah yang adil di acara perusahaan
Cara membuat undian berhadiah perusahaan yang adil dan terlihat adil: siapa yang ikut, aturan tertulis, pengundian acak secara terbuka, pemenang yang tidak hadir, konflik kepentingan, dan catatan.
Undian berhadiah membuat semua orang bertahan di ruangan sampai acara selesai. Tapi itu hanya berhasil kalau orang percaya undiannya adil. Satu rumor bahwa "departemen yang sama selalu menang" atau "asisten bos dapat TV" bisa merusak suasana baik sepanjang malam. Panduan ini tentang keadilan: cara menyiapkan undian yang adil, dan sama pentingnya, yang terlihat adil bagi orang yang menonton. Untuk susunan acara di panggung, lihat cara menjalankan undian berhadiah di gala dinner tahunan.
Mengapa undian dipertanyakan
Kebanyakan keluhan tentang undian perusahaan datang dari beberapa penyebab:
- Tidak ada yang tahu siapa yang ikut undian, jadi orang mengira ada yang tertinggal.
- Aturan berubah di malam acara, sering kali untuk mengatasi pemenang yang tidak hadir.
- Undian dilakukan di tempat yang tidak terlihat: nama diambil dari mangkuk di samping panggung, atau spreadsheet di laptop panitia.
- Seseorang yang dekat dengan panitia memenangkan hadiah besar, dan tidak ada catatan yang membuktikan itu murni keberuntungan.
- Nama yang sama keluar dua kali.
Setiap poin di bawah menutup salah satu celah ini.
Tentukan siapa yang ikut, dan tuliskan
Ada dua cara umum mengisi undian, dan masing-masing cocok untuk acara yang berbeda.
- Dari daftar. HR menyediakan daftar karyawan atau tamu. Semua yang ada di daftar bisa menang, termasuk yang tidak bisa hadir, kecuali aturan menyatakan lain. Cocok untuk perayaan seluruh perusahaan di mana karyawan jarak jauh juga layak dapat kesempatan.
- Dari ruangan. Tamu memindai kode QR di meja untuk ikut. Hanya yang benar-benar hadir yang bisa menang. Cocok untuk makan malam yang tujuannya menghargai orang yang datang.
Apa pun pilihannya, tuliskan siapa yang dikecualikan sebelum malam acara: panitia, direktur, MC, pemasok, staf venue. Mengecualikan panitia adalah cara paling ampuh untuk menghentikan rumor, karena merekalah yang paling dicurigai.
Gunakan data kedua untuk setiap nama
Dua orang bernama "Maria Santos" atau "Wei Chen" di perusahaan yang sama itu hal biasa. Unggah data kedua bersama setiap nama, seperti ID karyawan atau departemen, dan tampilkan saat pemenang diundi. Ini menghindari momen canggung ketika dua orang maju untuk hadiah yang sama.
Umumkan aturannya
Lima baris pendek sudah cukup. Bagikan di undangan atau di layar sebelum hadiah pertama:
- Siapa yang bisa menang.
- Satu hadiah per orang.
- Pemenang harus ada di ruangan, atau tidak.
- Berapa lama waktu pemenang untuk maju sebelum diundi ulang.
- Hadiah tidak bisa ditukar dengan uang tunai.
Undi secara acak, secara terbuka
Undiannya harus acak dan terlihat. Tampilkan nama yang berputar di layar besar dan biarkan ruangan menyaksikan pemenang muncul. Mangkuk kertas cukup untuk sepuluh orang; untuk seratus orang lambat, sulit terlihat dari belakang, dan mudah diragukan. Layar yang bisa dilihat semua orang lebih meyakinkan daripada jaminan apa pun dari panggung.
Jangan mengundi pemenang sebelum acara lalu hanya "mengungkapnya" di malam acara. Meskipun undian sebelumnya jujur, tidak ada yang bisa melihatnya.
Satu hadiah per orang
Aktifkan satu hadiah per orang supaya pemenang tidak bisa terundi dua kali. Kalau perusahaan ingin memberi kesempatan kedua bagi semua orang, cantumkan di aturan dan sediakan ronde terpisah, misalnya undian terakhir di antara semua yang belum menang.
Kalau pemenang tidak hadir
Sepakati aturannya sebelum mulai: MC memanggil nama dua kali, menunggu 30 sampai 60 detik, lalu mengundi ulang di layar besar. Lakukan dengan cara yang sama setiap kali, untuk setiap hadiah, termasuk hadiah utama. Mengubah aturan untuk hadiah utama justru momen yang diingat orang.
Konflik kepentingan
Kalau seseorang yang dikecualikan aturan terundi karena daftarnya belum dirapikan, undi ulang di layar dan sebutkan alasannya: "Anggota panitia tidak ikut undian malam ini." Itu lebih baik daripada diam, dan menunjukkan aturannya sungguh berlaku.
Kalau seorang manajer senior memenangkan hadiah utama dan Anda khawatir dengan kesannya, jawabannya tetap sama: aturan, undian terbuka, dan catatan. Banyak manajer memilih mengembalikan hadiah besar untuk diundi ulang; itu keputusan mereka, bukan keputusan panitia.
Simpan catatan
Setelah acara, pasti ada yang bertanya siapa memenangkan apa. Simpan daftar pemenang beserta waktu setiap pengundian, dan ekspor sebagai spreadsheet untuk HR atau keuangan. Daftar itu juga memberi tahu meja hadiah siapa yang belum mengambil. Catatan adalah jawaban terbaik untuk "benarkah itu acak?" beberapa minggu kemudian.
Undian dengan tiket berbayar
Di acara amal, tamu kadang membeli tiket undian. Saat itu, undian bukan lagi sekadar tradisi perusahaan: di banyak negara, undian berbayar dianggap lotere atau permainan untung-untungan dan butuh izin atau harus mengikuti aturan setempat. Tanyakan ke venue atau tim hukum Anda sebelum menjual tiket. Untuk penggalangan dana, momen donasi atau lelang sering kali lebih sederhana; lihat ide lelang amal kami.
Daftar periksa keadilan
- Siapa yang ikut, dan siapa yang dikecualikan, ditulis sebelum malam acara
- Data kedua untuk setiap nama
- Lima aturan diumumkan dan dibacakan
- Setiap pengundian di layar besar, di depan semua orang
- Satu hadiah per orang diaktifkan
- Aturan pemenang tidak hadir yang sama untuk setiap hadiah
- Daftar pemenang diekspor setelah acara
Coba gratis
Pengundi nama acak gratis kami menjalankan undian cepat untuk hingga 20 nama di browser. Untuk acara lengkap dengan hadiah, gambar, dan daftar tamu, lihat undian berhadiah untuk gala dinner tahunan, dan ide undian berhadiah kami untuk tangga hadiah.